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転職中の内定辞退の伝え方マニュアル!電話からメール文面まで網羅

2020年1月27日

転職活動をしていて企業から内定をもらえたら、努力が実ったんだと思いうれしいですよね。ただ、なかには「企業の雰囲気が自分の考えていたものと違った」「仕事内容に認識のずれがあった」等の理由で内定辞退を余儀なくされる場合もあります。この記事では、転職活動中にもらった内定をスムーズに辞退する方法について、具体的にご紹介していきます。

転職活動時の内定辞退のマナー


まずは、転職活動の過程において内定をもらったけれども、その内定を辞退したいという場合の基本的なマナーについて取り上げ、ご紹介していきます。

そもそも内定辞退はできるの?

転職時に多くの内定をもらえることは喜ばしいことですが、企業の体制にミスマッチを感じたり、内定をもらった中でより条件のいい企業に惹かれてしまったことで、内定辞退を申し出たいケースもあるでしょう。基本的に、内定を辞退することは可能です。内定=入社義務の発生ではないので失礼にもなりません。ただ、企業側からすると、再度募集をかける時間や手間、費用などがかかることから、あまり喜ばしいことではないのも事実です。ここで注意していただきたいのは、内定辞退の連絡をせず、せっかくもらった内定をうやむやな状態にしてしまうことです。これは内定をくれた企業に対して失礼になります。内定辞退を電話やメールで企業に行うのは緊張するものですが、連絡だけはしっかり行うようにしましょう。

内定辞退はなるべく電話で

さて、転職時に内定辞退の連絡をしようと思ったとき、連絡手段は電話かメールになります。手紙は迅速さに欠けるので避けましょう。基本的には電話で採用担当者に連絡を行うのが一番です。その理由は、メールだと何らかの事情で相手に送信されていなかったという事態が発生することも考えられます。また、仮にメールが送信されていたとしても、採用担当者が読み忘れてしまうという場合も絶対にないとは限りません。そのような事態になると、結局自分は連絡をしたつもりであっても、内定辞退の連絡が行き届いていないと見なされてしまう可能性があります。一方、電話は直接相手と話すことができるので、伝え漏れを防ぐことができます。転職時の内定辞退を考えている場合には、まずメールではなく、電話での連絡を考えるようにしましょう。企業に電話をかける際のマナーとして、出勤時や退勤時のバタバタしているときや、昼食の時間はなるべく避けるようにするのが無難です。

電話が繋がらない場合はメールで

では、電話が繋がらないという場合にはどのようにしたら良いでしょうか。基本的には、内定辞退をする企業に電話をかけて、採用担当者がいない場合、電話を受け取った人に伝言を頼むか、採用担当者が確実にいる時間帯を聞いて再度電話をかけ直すというのが理想です。ただ、それができない場合、メールで連絡を取ることを考えましょう。電話が採用担当者に繋がらなくても、内定辞退を考えている企業の誰かしらに繋がる場合には、後ほど採用担当者にメールを送る旨を電話で伝えるようにするとベストです。

遅くとも1週間以内には伝えて

転職時に企業からもらった内定辞退の連絡は、基本的に各企業が設定する期限内であれば問題はないとされています。中には2、3日中に返事が欲しいとか、内定の連絡を受けたその場で返事を要求される場合もあるかもしれません。その際は、返事を待ってもらえないか企業側と交渉する必要があるでしょう。一方で、内定に対する返事に関して、特に期限が決まっていない場合には、内定辞退の連絡がルーズになりがちです。遅くなるとそれだけ企業側に手間暇をかけさせてしまう可能性もありますので、内定辞退の連絡をする場合は、遅くても1週間以内と考えておいた方がいいでしょう。

内定辞退をする際のポイント


内定辞退をする際は状況によっていくつか注意ポイントがあります。

本命の企業の結果を待っている場合

優先度の低い企業から内定をもらった状態で、本命の企業からの返事を待っている状況も考えられます。その場合、1週間程度なら待ってもらえるかもしれません。しかし、それ以上になると企業側に待ってもらえない可能性もあります。企業側とのやりとりは慎重に行うべきです。仮に、本命の採用試験に落ちていた場合、妥協して入社してきたというイメージを持たれてしまう恐れもあります。回答の期限延長も含め、企業に対して失礼にあたるやりとりがないように注意しましょう。

一度内定を受諾した場合

法律上、内定辞退は入社の前日まで認められています。内定を受諾した場合でも、内定辞退をすることは可能です。企業によっては、内定を受諾したことを証明する書類などの提出を求められる場合もあります。ただし、こういった書類を提出した後だからといって、内定辞退することが不可能なわけではありません。例えば内定を受諾した後に提出を求められる書類として「内定受諾書」があります。「内定受諾書を提出してしまったから、もう内定辞退はできない…」と思う人もいるでしょう。結果からいうと、それでも法律上は内定辞退することが可能です。しかし、内定辞退ができるからといって「内定辞退の意思は決まっているけれど、入社の前日まで伝えなくていいや」などと考えるのは、社会人としてのマナー違反です。転職活動の過程において、内定辞退の意思が固まったら、なるべく早くその旨を企業側に伝えるべきでしょう。

電話で内定辞退する際のポイントと文言例


では、つづいて具体的に内定辞退する際の伝え方についてご紹介します。まずは、電話で内定辞退の旨を伝えるときのポイントと実際にどういう言い方をするのかを例文を用いてご紹介します。

ポイント①内定辞退する理由は細かくなくていい

内定辞退の旨を伝えるときに悩む人が多いのが、「内定辞退の理由は何にしよう」ということではないでしょうか。実際の理由が、「企業の雰囲気が自分には合っていないと感じた」とか「仕事内容が想像していたものと違った」など、企業側にマイナスのイメージを与える文言は避けたいというのが、多くの人が考えるところでしょう。特に電話では、直接相手に内定辞退を伝えます。結果からいうと、転職時の内定辞退における理由はそんなに細かく気を配る必要はありません。企業の採用担当者は多くの転職活動者を見ています。同時に、転職活動者が複数の企業の採用試験を同時に受けていることも分かっています。それに加え、転職活動者の中で本命の企業があることや、より条件のいい企業に内定をもらいたいと思っていることは知っています。ですから、内定辞退の際に付け加える理由については、当たり障りのない文言でいいでしょう。

ポイント②返事を待ってもらう場合は伝え方を注意

転職活動者の中には、内定辞退の意思がまだ強く固まっている訳ではなく、「もう少し返事を待ってほしい」という人も中にはいるでしょう。その場合には、内定辞退を伝える前に、もらった内定に対して返事を待ってもらう電話をする必要があります。例えば、複数の企業から内定をもらっていて、まだ入社先を決め切れていないという場合や、本命の企業からまだ内定の連絡をもらっていないという場合などが該当します。今回の記事では、そういう転職活動者の人にも役立つように、電話での文言例を記載しました。ぜひ参考にしてみてください。

電話で内定辞退を伝える時の文言例①

お忙しいところ失礼いたします。
私、御社の採用試験を受けさせていただいた〇〇〇〇と申します。
採用ご担当社様はいらっしゃいますか?
(採用担当者が電話に出る)
お世話になっております。
先日、御社の採用試験にて内定をいただいた〇〇〇〇です。
このたびはお世話になりましてありがとうございます。
実は、大変恐縮なのですが、いただいた内定をこのたび辞退させていただこうとお電話差し上げた次第です。
今後のことを私なりに考えた結果、個人的な事情があり内定を辞退させていただくという結論に至りました。御社にご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。
本来ならば、直接お礼とお詫びのご挨拶にお伺いしなければならないところ、このような形でお伝えすることとなってしまい、申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
失礼いたします。

返事を待ってほしいと伝える時の文言例②

お忙しいところ失礼いたします。
私、御社の採用試験を受けさせていただいた〇〇〇〇と申します。
採用ご担当社様はいらっしゃいますか?
(採用担当者が電話に出る)
大変お世話になっております。
本日、内定をいただいた〇〇〇〇です。
このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。
早速お返事をすべきところなのですが、面接でお話しさせていただいたように、他に応募している企業がございまして、そちらの結果が出るのが△月×日になるということなんです。
大変恐縮なのですが、それまでいただいた内定へのお返事を待っていただくことは可能でしょうか?
面接を受けさせていただき、御社で働きたいという思いは強くなったのですが、今後の自分に大きく関わることですので、しっかりと自分で決断する時間をいただきたいと思っております。
どうぞよろしくお願いいたします。

メールで内定辞退する際のポイントと文例


次に、内定辞退の旨をメールで伝える際のポイントと伝え方を例文を用いてご紹介していきます。メールでは相手と直接話ができない分、電話で内定辞退を伝える時以上に、文章に気を遣う必要があります。慎重に作成していきましょう。

ポイント①お礼とお詫びの言葉は必ず入れること

まず、電話でも同じことですが、メールで内定辞退を伝える際にも、採用試験を受けさせていただいたお礼と、内定を辞退するお詫びの文言は必ず入れるようにしましょう。企業の採用担当者に対して、誠心誠意のお礼とお詫びをすべきです。採用担当者からすると、せっかく採用試験をして内定者を見つけることができたのに、その内定を辞退されるとなっては、その後の企業内での対応も必要になってきますし、新たな人材を見つけるための時間や手間、費用もかかってきます。転職者の内定辞退は採用担当者にとっては喜ばしいことでは決してありませんので、その点を踏まえ、丁寧に文章を作ることが大切です。

ポイント②メールが確実に送られたか確認を

メールで内定辞退を伝える際にしっかりと行っておきたいのが、「メールが相手に確実に送信できたか」ということです。確実に送信できたかを知る方法として、送るメールにBCCで自分の宛先も含めて送信する方法があります。あらかじめ、メールを送信するパソコンなどに、自分の宛先を登録しておいて、メールを送信する際にBCCで自分の宛先にもメールが届くように設定しておくのです。こうすることによって、送ったメールが自分のメールの受信ボックスにも届いた場合、きちんと相手に送信できたと判断ができることになります。また、送信確認と合わせて行っておきたいのが、相手がメールを見たかという開封確認です。パソコンのoutlookには、この開封確認の機能があります。内定辞退などの大切なメールを送る際には、できればメール送信と同時に、電話でも確認することをおすすめしますが、それができないという場合にはご紹介した方法で確実に内定辞退の旨が採用担当者に伝わるようにしておきましょう。

メールで内定辞退を伝える時の文例①

メールで内定辞退を伝える時の文例②

内定辞退は2~3日中に行うのが基本


内定辞退の連絡はなるべく早く、できれば内定をもらってから2~3日中にするのが基本です。本命の企業からの内定が出ていなくて待ってもらいたいとお願いする場合も同様。日にちが経ってしまうと企業側も困りますし、何より自分自身が連絡しにくくなってしまいます。

転職での内定辞退の連絡はお早めに!

内定辞退の連絡を企業にするのは緊張する人も多いでしょう。ただし、内定辞退を伝えないままことが進むと、企業側とのトラブルに発展する可能性があります。最悪、損害賠償請求の可能性もないとは言い切れません。そんなことにならないように、内定辞退をする際には“なるべく早く確実に伝える”ことが大切です。

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