就活・面接対策

選考辞退をスムーズに伝える!適切な電話のかけ方マニュアル

就活における選考過程において、「自分が思っていた企業と違うかもしれない」「他に優先したい企業の選考日程とかぶってしまった」という事態が起こることがあります。この記事では、該当する企業に選考辞退を電話で伝える方法や電話をかける時のマナーをご紹介します。特に、電話で話す内容については、例文を用いて詳しく解説します。

選考辞退の連絡は電話? それともメール?


就職活動における選考過程で、選考辞退をしたいと考えたときには、その旨を採用担当者に伝える必要があります。今の時代、連絡手段は複数ありますが、どれを選択するのが適切でしょうか?まずは、選考辞退する際の手順や基本的なマナーについて解説します。

基本的には選考辞退の連絡は電話で!

選考辞退の連絡手段は電話が基本です。今はメールやLINEといった手軽な手段もありますが、目上の人に連絡する時や、かしこまった場での連絡方法としては、NGとなる場合があります。今回のように選考辞退の連絡であれば、メールやLINEよりも電話での連絡がベストです。なぜなら、LINEは手軽ですが、カジュアルな場での連絡方法として使われるため、人によっては「選考辞退の旨を伝えるのにはふさわしくない」と考える場合があるからです。また、メールに関しては、送った相手がいつメールを読むか分からないというデメリットがあります。電話は、連絡手段として場を選ばない他、直接相手とやり取りができるので、選考辞退という重要な事柄を伝える手段としては適しているのです。

電話以外に選考辞退をする方法


就職活動の選考を辞退する時の連絡手段として、電話以外の方法を絶対に選択してはいけないわけではありません。まず「就活専用のプラットフォーム」からボタンひとつで選考辞退をできる可能性があります。電話をかける前にこちらを確認しておきましょう。どうしても電話したくない場合やプラットフォームで選考辞退できない場合は「メールやLINE」でおこなうしかありません。多くの企業が求職者との距離を縮めるためにLINEを活用し始めました。先述した通り電話での連絡がベストではありますが、3日前までならメールやLINEも選択肢に入れても問題はないはずです。

選考辞退の理由は正直に伝えなくても問題はない

選考辞退を伝える際には、辞退する理由を聞かれる場合もあるでしょう。選考辞退をする企業とは、その後、雇用関係に発展することはないでしょうから、正直に理由を伝えても差し支えない場合が多いです。ただし、たとえ今後関係がなくなるとはいえ、自分の性分から「嘘を付くのは気が引ける…」という場合もあるでしょう。結論からいうと、選考辞退の理由について正直に伝えるかどうかは、各々が決めれば良いと考えます。ちなみに、選考辞退の連絡をする場合に、先方から理由を聞かれない場合は、あえて伝える必要はありません。

何も言わずにドタキャンするのはNG


誰もが選考辞退の連絡はできることならしたくないはずです。「電話で伝えるのは緊張する」「相手と気まずくなるのがいやだ」という方もいると思います。だからといって、何もいわずに選考当日にドタキャンするということは、避けるべきです。社会人として相手に予定の変更を伝えるというのは基本的なマナーです。社会に出て働くときには、人として最低限のマナーはきちんと守ることが必要です。選考辞退を電話で伝えづらいからといって、先方に連絡をしないままドタキャンするのは、人として最低限のマナーを守っていないということになります。ですから、選考辞退を考えている場合は、遅くとも前日には電話連絡をするようにしましょう。

電話をかける際の基本的なマナー


では、次に、電話で選考辞退の旨を伝えるときの基本的なマナーを解説します。電話をかける時に考えるべきなのは、電話をかける場所と時間帯です。それぞれ、どのような点に気をつけたら良いのかご紹介していきます。

電話するときに適した場所

大切な用件を伝える際には、電話をかける場所に注意が必要です。電話の内容が良く聞き取れるように静かな場所で選考辞退の旨を伝えるようにしましょう。屋内の静かな場所でかけるのが適していますが、どうしても外出先で電話をかけなければならない場合もありますよね。そういうときには、なるべく他の人がいない静かな場所を探すようにしましょう。間違っても、人混みの騒がしい場所で電話をかけることのないように細心の注意を払うのがマナーです。

電話するときの適した時間

企業に電話をかける時には時間帯にも注意を払うことが大切です。例えば、始業すると思われる時間帯や、退勤すると思われる時間帯などは、デスクに人がいない場合があります。この時間帯は電話をかけるのは避けた方が良いでしょう。また、昼休みと思われる時間帯も避けた方が無難です。昼食を食べに、多くの人が席を離れている場合があります。電話で選考辞退を伝える場合には、なるべく採用担当者と直に話す方が好ましいので、採用担当者がデスクについていて、電話を取れる時間帯を自分なりに考えて電話をかけることがポイントです。

選考辞退をする際のポイント


電話で選考辞退の旨を伝える場合、話す内容にも気を遣う必要があります。どのような言葉で採用担当者に選考辞退を伝えたら良いのか、気をつけるべき点をご紹介します。

お礼と辞退のお詫びの言葉を伝える

選考辞退をする場合は、ただ「選考を辞退します」とだけ伝えれば良いというわけではありません。相手に、これまでのお礼と選考を辞退することへのお詫びの言葉を必ず付け加えるように心がけましょう。選考を辞退したら、基本的にその企業とは関わりがなくなるわけですが、お礼とお詫びの言葉を丁寧に伝えるのが社会人としてのマナーです。採用担当者も、お礼とお詫びの言葉を伝えられて嫌な気持ちになることはないはずです。電話をかけている間の雰囲気を良くするためにも、お礼とお詫びの言葉は必ず伝えるようにしましょう。

丁寧な言葉で自分の気持ちを伝える

次に大切にしたいのが、丁寧な言葉遣いで選考辞退の旨を伝えるようにするということです。選考辞退の理由は、相手から聞かれなければあえて自分からいう必要はありません。しかし「選考辞退することになって申し訳ない」という気持ちが相手に伝わるように電話で話す言葉を選ぶ必要はあります。

内定辞退する際の言い方見本

では、実際にどのように内定辞退の旨を電話で伝えたら良いのか、話す内容例をご紹介していきます。

話す内容の例1

お忙しいところ失礼いたします。私、御社の求人に応募させていただいた〇〇〇〇と申します。採用ご担当者様はいらっしゃいますか。(採用担当者が電話を取る)
お忙しいところ失礼いたします。私、御社の求人に応募させていただいております、〇〇〇〇と申します。ただいまお時間よろしいでしょうか。〇月〇日の〇時より、面接を受けさせていただく予定となっているのですが、
このたび、面接を辞退させていただきたく、お電話差し上げました。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなことになり大変申し訳ございません。面接の機会を頂戴し、誠にありがとうございました。何卒よろしくお願い申し上げます。失礼いたします。

話す内容の例2

お忙しいところ失礼いたします。私、御社の求人に応募させていただいております、〇〇〇〇と申します。採用ご担当者さまはいらっしゃいますか。(電話を取った相手が採用担当者だった場合)
いつも大変お世話になっております。〇月〇日〇時より、面接を受けさせていただくことになっております〇〇です。大変申し訳ございませんが、予定していただいておりました面接を辞退させていただきたく、お電話差し上げました。貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。このたびは、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。また機会がございましたら、その際は何卒よろしくお願い申し上げます。失礼いたします。

内定辞退の電話をなるべくしないためには

選考辞退は本人にとっても、企業にとっても、望ましいものではありません。。選考辞退の連絡をしなくてもいいように、就活の予定は綿密に組むなど、工夫が必要です。ただし、どうしようもない事情で選考辞退をするしかないという場合もあります。電話で選考辞退の旨を伝えるときには、丁寧な言葉遣いで、お礼とお詫びの言葉をいうことを忘れないようにしましょう。

選考辞退の電話は遅くとも前日までに!

ここまで、選考辞退を電話で伝えることに関してまとめてきました。就職活動をしていると、先方の企業といろいろなやりとりをする必要が出てきます。選考辞退を電話で伝えることもやりとりのひとつです。選考を辞退するからといって、電話でのやりとりにおいて相手に不快な思いを抱かせることは避けるべきです。大人になって社会に出て行く者として、きちんとマナーをわきまえたやりとりを行いましょう。また、電話で選考辞退を伝える時には、遅くとも前日までには相手とコンタクトを取ることが基本です。電話をかけるのが当日になってしまうと、準備して待っている相手を不快な気持ちにさせてしまいます。ご紹介してきたことをきちんと守って、礼儀正しく選考辞退の電話ができるように心掛けてください。

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