就活・面接対策

【説明会のキャンセルマニュアル】メールでの書き方・電話での伝え方

はじめての就活では様々な企業の説明会を予約しているのではないでしょうか。多くの企業説明会を応募しているとダブルブッキングしてしまい、キャンセルを余儀なくされることもあります。キャンセル連絡はどのようにすれば相手に失礼に当たらないのか理解している人はどれぐらいいるでしょうか。この記事では説明会をキャンセルする際の正しい方法やメールの例文、電話での伝え方をご紹介します。また、メール以外のキャンセル方法や期日、当日のトラブルの際の対処法もお知らせします。

説明会のキャンセル連絡は必須


大人数が一同に集まる説明会においてもキャンセル連絡は当然必須です。多くの学生が参加するから無断キャンセルをしても企業側は分からないのではないかと思ってしまうかもしれません。しかし、企業側は一人ひとりの予約状況を把握しており、誰が参加しているのかチェックしているため、キャンセルしたことはすぐに気づかれてしまいます。予約してあるにも関わらずキャンセル連絡を入れないのは非常識と思われても仕方ありません。社会人の常識として必ず連絡するようにしましょう。キャンセル連絡は電話で、と考えている人もいるかもしれませんが、電話は相手の忙しい時間を奪ってしまう行為になります。急用や電話で話さないといけない内容がある場合を除き、できるだけメールで伝えるようにしましょう。

予約した応募サイトからキャンセル受付があるかチェック

仕方のないこととはいえ、説明会のキャンセル連絡はなるべくなら避けたいもの。そんな就活生の気持ちを考慮して、応募サイトのプラットフォーム上で簡単にキャンセルができるところもあります。こちらをワンクリックするだけでいい場合もあるので、キャンセル連絡をする前に一度応募サイトを確認してみるといいでしょう。

理由を正直に言う必要はありません

説明会をキャンセルするということはやむを得ない事情があるかと思います。他の企業とブッキングしてしまうケースは実際よく起こっています。その際に「他の企業の説明会に行くため」という理由をそのまま企業側に伝えてキャンセルすることは好ましくありません。なぜなら企業側にとっては、天秤にかけられ落とされたという印象を受けてしまうからです。説明会をキャンセルする際はすべて正直に伝えなくても問題ありません。一番大切なのはキャンセルの連絡を入れるということです。メールで送る文面や電話で伝える内容を考えすぎて、結局連絡できずにドタキャンしてしまうケースは最悪のパターンです。伝える内容については後述しておりますので、連絡をしないorできなかった、ということはしないようにしましょう。

無断キャンセルはペナルティも!?


説明会をメールや電話連絡もせずに無断キャンセルするとペナルティが課される可能性があります。今後はその企業が主催する説明会に予約ができなくなることが考えられます。企業の中には説明会に参加した人のみを面接の選考対象としていることがあるので、エントリーすらできなくなってしまうかもしれません。数多の企業が存在する中で、すべての予定を管理するというのは非常に大変です。ところかまわず予約するのではなく、自分の中で企業の優先順位を決めてから予約をするようにしましょう。説明会は2時間程度であることが多く、あまり興味のない企業にも関わらず予約してしまうと、拘束時間で非常に損をした気分になります。そうならないためにも、事前に企業研究をしておくことが大切です。

一回のキャンセルでは減点されない

説明会をキャンセルしたからと言っても、事前連絡さえ怠っていなければ、減点対象になることはほぼありません。ただし、キャンセルを伝えるメールの内容がちぐはぐだった場合は悪い印象を持たれてしまう可能性もゼロではないです。まずはメールでキャンセルする際の基本ルールを確認し、例文に沿って失礼のないキャンセル連絡をするようにしましょう。

説明会のキャンセルメールは3日前原則


メールで説明会をキャンセルすること自体は問題ありません。しかし、キャンセルをすることが決まったらすぐにでも伝えるのが社会人のマナーです。どれだけ遅くても前日までには連絡をするようにしましょう。当日は担当者がメールの確認をできない可能性もあります。説明会前というのは企業側も入念な準備をするため、常に送られてくるメールを確認できる状態ではありません。応募サイトなどにキャンセル連絡についての規定がない限り、3日前までに伝えるようにしましょう。

メールを送る際に気をつけるポイント

メールを送る際はいくつかポイントがあります。失礼に当たらないようにこのポイントに沿って、メールを作成してください。

・相手先の会社名や担当者名は正しく書く
・件名はキャンセルメールだとわかるように
・記号や絵文字を使用しない
・キャンセル理由を書いてお詫び文を入れる
・締めの挨拶を丁寧に
・最後の署名は「氏名、大学、連絡先」を

実際にこれらのポイントを抑えた例文を確認してみましょう。

メールを送る際の例文見本

先程紹介したポイントを守った上で、実際に送るメール文面を見てみましょう。こちらを参考にするだけで印象を悪くすることなく説明会のキャンセルができます。

例①選考企業に興味がなくなった場合


こちらはキャンセルをしたうえで、今後も選考を受けることを考えない企業に対して送るメール内容になります。丁寧な謝罪とキャンセルの旨がシンプルに書かれています。採用担当者もじっくりと読んでいるほど余裕がありません。簡潔に内容が頭に入ってくる文面のほうが好まれます。

例②今回は致し方なくキャンセルだが選考は受けたい


こちらは止む終えない事情でキャンセルすることになったものの、選考には興味があり、今後予定されている説明会に参加したい場合に送るメールの内容です。後半には企業に興味があり、説明会自体は参加したいことが明記されています。企業側も何か本当にはずせない事情があったと判断してくれるはずです。

当日のキャンセルは必ず電話でおこなう

説明会当日に限っては電話でキャンセルするのがマナーです。メールでは読まれない可能性もあるので直接電話で伝えるようにしましょう。問い合わせ先の電話番号は、説明会を予約したページ内に記載されていることが多いです。どうしても見つからない場合は企業サイトを見て連絡するなどしましょう。企業サイトにも電話番号が掲載されていないようなら、メールで当日連絡になった旨などご迷惑をおかけしたことの謝罪文を必ず入れるようにしましょう。

電話でキャンセルを伝えるポイント

電話をする前には以下のポイントを把握しておきましょう。緊張することなく電話することができるはずです。

・はじめにフルネームと大学名を伝える
・採用担当者の名前を覚えておく
・説明会をキャンセルする理由を正確に
・謝罪の気持ちをはっきりと伝える
・適切な敬語を使って話す
・聞き取りやすい速さで話す

体調不良で電話キャンセルする際の一例

大変お世話になっております。私、〇〇大学の△△と申します。本日✖✖で開催予定の説明会の件についてお電話いたしました。新卒採用担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか?
(代わってもらったら下記へ)
突然のお電話失礼いたします。本日◯◯時から✖✖でおこなわれる説明会に参加を予定しておりました、〇〇大学の△△と申します。当日のお電話となってしまい大変申し訳ございません。本日急な用事が入ってしまったため、参加することができなくなってしまいました。お忙しい中席を準備していただいたにも関わらず大変申し訳ございません。もしも、別日で説明会が開催される予定であれば、その際はぜひ参加をさせていただければと存じます。直前になってお手数おかけして本当に申し訳ございませんでした。大変恐縮ですが、ご対応の程よろしくお願い申し上げます。

不測の事態で電話キャンセルする際の一例

大変お世話になっております。私、〇〇大学の△△と申します。本日✖✖で開催予定の説明会の件についてお電話いたしました。新卒採用担当の□□様はいらっしゃいますでしょうか?
(代わってもらったら下記へ)
突然のお電話失礼いたします。本日◯◯時から✖✖でおこなわれる説明会に参加を予定しておりました、〇〇大学の△△と申します。当日のお電話となってしまい大変申し訳ございません。昨夜から発熱してしまい、本日の説明会を欠席させていただきたく、ご連絡をさせていただきました。お忙しい中席を準備していただいたにも関わらず大変申し訳ございません。もしも、別日で説明会が開催される予定であれば、その際はぜひ参加をさせていただければと存じます。直前になってお手数おかけして本当に申し訳ございませんでした。大変恐縮ですが、ご対応の程よろしくお願い申し上げます。

説明会ではなく選考過程でのキャンセルはNG


企業を受けるかどうかを決める説明会のキャンセルであれば、大きく事態が動くことはありません。しかし、すでにエントリーをおこない、選考過程でキャンセルした場合は、そのまま不採用となることも多くあります。選考に入ったら体調管理は万全な状態を維持してキャンセルすることがないようにしましょう!

説明会のキャンセルメールは3日前までに誠意を込めて

説明会はできる限りキャンセルをせずに参加することがベストです。しかし、体調管理やスケジュール調整を誤ってしまうこともあります。まずは原則3日前まで、遅くても前日までに予約したサイトからキャンセル申し込みをするか、メールを丁寧に作成して送信しましょう。万が一当日になってしまったら、必ず電話をするようにしてください。誠意ある対応をすることが評価に繋がります。

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