「インターンシップの日に外せない予定が入ってしまった…」
「インターンシップを辞退したら選考に影響が出るの？」
インターンシップに参加して企業で実際の業務に携わることは、就活に有利になるだけでなく、社会人になってからも役立つ貴重な経験です。
せっかくインターンシップの選考を通過したものの、大学で外せない予定が入ってしまったり、志望度の高い企業のインターンシップと日程が被ってしまったり、あるいは急遽体調不良になってしまったりと、辞退せざるを得ない状況があるのは仕方ありません。
そこで気になるのが、インターンシップの断り方やインターンシップの参加を断ることで本選考に影響が出ないかどうかだと思います。
この記事では、インターンシップを辞退する方法や本選考に影響の出ない断り方、インターンシップを辞退することで考えられる問題点について詳しく解説します。メールの例文や電話でのセリフもご紹介していますので、ぜひお役立てくださいね。
もくじ
インターンシップは辞退しても問題ない
インターンシップが盛んとなる大学3回生の夏〜冬にかけては、大学でのゼミやアルバイトも忙しくなる頃です。また、業界研究や企業研究、エントリーシートの準備などを始めている学生も多くなるでしょう。
インターンシップなど就活にまつわるイベントへの参加は、直前に判明するケースも多いため、やむを得ない事情で参加が難しくなることはよくあります。
「インターンシップの参加を辞退したら、エントリーできなくなるのかな？」
「インターンシップを断ったら、選考落ちしちゃう？」
といった不安がよぎります。
しかし安心してください。インターンシップの参加是非によって選考に影響することはありません。学生が忙しいことは企業側もわかっていますし、このご時世ですので、突然の体調不良などで欠席することも想定の範囲内です。
問題は、インターンシップの断り方です。辞退する方法が良くなければ当然企業側としても悪い印象を持ち、選考に影響する可能性も出てくるのです。
今後の選考に影響しないよう、良い印象を受けるインターンシップの断り方を知っておきましょう。
インターンシップの断り方・辞退する方法
インターンシップを辞退する方法は3つあります。
- システム上で辞退する
- メールで辞退する
- 電話で辞退する
インターンシップに参加できないことがわかれば早めに辞退の旨を申し出ましょう。前日や当日のキャンセルといった急を要する場合はメールよりも電話が適していますが、キャンセル時の対応に指定がある場合はその方法に従って行ってください。
インターンシップの参加を断る時は、参加できない理由と誠意を持ってお詫びの言葉を伝えます。決して無断キャンセルしないようにしてください。
インターンシップをシステム上で辞退する
インターンシップの管理をシステムで行っている場合、システム上でキャンセルをかけることもあります。しかし、キャンセルをかけることはできるものの辞退する理由を入力できる欄がない場合は、辞退する理由を企業側へ伝えることができません。
こういった場合は、システム上でキャンセル処理を行なったあと、電話やメールで辞退する理由について企業側へ報告しましょう。また、システム上でのキャンセル処理が失敗していることもあるので、直接連絡を入れた方が確実にキャンセルすることができます。
インターンシップをメールで辞退する
インターンシップに関する連絡はメールで連絡をするようにと指示がある場合や、電車の緊急停車などで電話がかけられない状態に陥った時は、すみやかにメールで辞退の旨を伝えましょう。
メールは双方の都合が良い時に送信でき、閲覧できるというメリットがありますが、送信する時間帯は常識の半以内で行ってください。社内のメールを社員個人のスマートフォンなどに転送しているケースもあるため、深夜遅くだと大変迷惑になるからです。メールを送信する時間帯は業務時間内か、もしくは朝の時間帯に送るようにしましょう。
一点問題点をあげるとするのであれば、あなたが送ったメールが迷惑フォルダに入ってしまい、辞退することを企業側が把握できない可能性があるということです。メールを送信したはずなのに何日経っても返信がない場合は、メールが届いていない・読まれていない可能性がありますので、電話で辞退の申し出を行いましょう。
メールでの断り方例
メールでの断り方例をご紹介します。
タイトル「○月○日開催のインターンシップ辞退に関するご連絡 ○○大学○○学部（名前）」
株式会社○○
人事部 ○○様 （もしくはご担当者様）
○○様、お世話になっております。
○月○日開催のインターンシップ参加へのご案内をいただきました○○大学○○学部の（名前）と申します。インターンシップ参加辞退に関してご連絡致しました。
お忙しい中、また、多数の応募があった中で採用いただいたにも関わらず大変申し訳ありませんが、インターンシップが開催される○月○日に大学での論文発表会が急遽入ってしまったため、インターンシップへの参加を辞退させていただきます。
こちらの身勝手な都合で大変申し訳ないのですが、とても大切な予定であることをご理解いただければ幸いです。貴社にはご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。今後、またインターンシップを開催される予定がありましたら改めて応募させていただきたく思っております。何卒よろしくお願い致します。
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名前
大学名・学部
メールアドレス
電話番号
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インターンシップを電話で辞退する
インターンシップ開催まで日時がほとんどない場合での急な辞退の申し出は、電話で行うようにしましょう。当日はインターンシップ生を迎え入れるための準備で忙しいため、メールだと見ることができない可能性が考えられるからです。確実に辞退することが企業側へ伝わるよう、電話で連絡を入れるようにしてください。
電話での断り方例
電話での断り方例をご紹介します。
電話の取り継ぎ
恐れ入ります。○月○日開催予定のインターンシップ選考に参加させていただいた○○大学○○学部の（名前）と申します。新卒採用担当の○○様はお手すきでしょうか？
辞退の申し出
お世話になっております。○月○日開催予定のインターンシップ選考に参加させていただいた○○大学○○学部の（名前）と申します。
お忙しい中、また、たくさんの応募があった中で採用いただいたにも関わらず大変申し訳ありませんが、インターンシップ当日の○月○日に大学の論文発表会が急遽予定されることになり、参加を辞退したくご連絡致しました。
ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ありません。またインターンシップが開催される場合、改めてエントリーさせていただきたく思っております。何卒よろしくお願い致します。
インターンシップを辞退する問題点
インターンシップを辞退すること自体は選考へ影響がないものの、やはりいくつか問題点は発生します。インターンシップを断る際は、これらの問題点と事情を照らし合わせて、どちらを優先すべきかを今一度考え、後悔の少ない方を選ぶようにしてください。
インターンシップを辞退する問題点
- アピールチャンスが減る
- 企業研究の差がつく
- 断り方次第で印象が悪くなる
- インターンシップが内定に繋がることもある
アピールチャンスが減る
インターンシップは採用担当者のみならず、社内で働く社員に自分をアピールできるチャンスです。インターンシップへ参加しないことは、アピールチャンスを一つ逃すこと意味します。また、インターンシップの様子を代表が見学に来ることがあるかもしれません。
インターンシップでの良い印象が残れば社内でも話題にあがりますし、「ぜひ○○さんに来てもらいたいな」という話が出ることもあるのです。
企業研究の差がつく
インターンシップに参加していないと、企業研究に圧倒的な差がついてしまいます。なぜなら、インターンシップでは、インターネットからは情報収集ができないような社内の雰囲気や社員の人柄、仕事内容を実際に体感できるチャンスだからです。また、インターンシップでの経験は、志望動機をより後押ししてくれることでしょう。
残念ながら今回のインターンシップに参加できない人は、OB・OG訪問や合同説明会などで社員と直接話せる機会を増やし、挽回のチャンスを掴みましょう。
断り方次第で印象が悪くなる
インターンシップの参加の断り方が良くないと、本選考に影響が出ることがあります。。採用担当者が学生に対して印象が悪いと感じるのは、次のようなシーンです。
- 無断でキャンセルする
- 事前にわかってたであろう理由での当日キャンセル
特に、無断でキャンセルすると採用担当者の印象に強く残るため、選考落ちしてしまう可能性は非常に高くなるでしょう。逆に、インターンシップで良い印象を受けた学生もまた記憶に残りますので、本選考時のエントリーシートを見て「インターンシップの時、とても印象が良かったですよね」と話に上がることもあります。
このような理由から、第一志望にしている企業のインターンシップ参加辞退は避けたいものですが、どうしてもキャンセルせざるを得ない場合は、メールだけでなく電話でもお詫びの連絡を入れ、また、強く入社を志望していることをアピールしておくと印象が良いと言えます。
インターンシップが内定に繋がることもある
夏の時期に開催されるサマーインターンは、企業をより多くの学生に知ってもらう目的を持って開催されることが多いですが、冬の時期に開催されるウィンターインターンは、より企業への志望度が高い学生が集まるため、インターンシップを通じて内定が決まることも実際あるのです。
特に、ベンチャー系やコンサルタント系、IT系の企業はそのような傾向が強く、直接内定が決まるということがなくとも、特別対応を行う企業も割と多く見られます。このような傾向がある企業かどうかを知る手段の一つとして、企業が発信しているブログや採用サイトでの社員紹介が役立ちます。「どのようなきっかけで入社したか？」といったインタビューに対して、「インターンシップがきっかけてそのまま入社することになりました」と答えている社員がいれば、間違いなくインターンシップで内定を出している企業であることがわかります。新卒向けの採用媒体だけでなく、中途やフリーランス向けの求人募集なども見てみてください。
インターンシップに参加した学生が特別対応される理由の一つとして、他の就活生と比べて早い段階から将来を見据えて就活をスタートさせている＝優秀な人材が多いから、ということが理由として挙げられます。
また、このような特別対応がなかったとしても、インターンシップでの経験を織り交ぜて志望動機や自己PRできるといったメリットがあり、他の就活生に比べて一歩リードしていることは間違いないでしょう。
インターンシップに参加することで起こる問題点
ここまで読むと、「インターンを辞退しても本選考には影響がないと言いつつ、結局インターンに参加できなければ、選考を突破できる確率が減るのか」と落胆している学生も多いかと思います。
ですが、インターンシップに参加することで起こる問題点もありますので、参加することが必ずしもプラスに働くわけではないことも覚えておいてください。
インターンシップに参加したことで内定をもらった気になる
インターンシップに参加したことで、内定をもらった気になっている学生は要注意です。インターンシップに参加できたことで変に自信がついてしまい、本選考までの就活が疎かになってしまう可能性があるのです。
今回インターンシップに参加したかったのに残念ながら辞退せざるを得なくなった学生や、インターンシップの選考に落ちてしまった学生は、インターンシップに参加した学生に追いつけ追い越せの精神で、より企業研究や業界研究、今後の動向に一生懸命取り組みますし、この企業の一員となって役に立つことを学生のうちから先取りして勉強しているかもしれません。
インターンシップマニアになり就活が進まない
似たような状況として、あらゆる企業のインターンシップに参加することに熱中するあまり、就活が全く進んでいない学生も散見されます。確かに、インターンシップに参加することは就活にとって大切な経験ではありますが、インターンシップでの経験ばかりを面接でPRするようでは、この学生の未来が見えてこないのです。
就活に向けての準備は、インターンシップへの参加だけでなく、外資系を志望するなら夏休みを利用しての海外留学や語学勉強など、大学3年生の間でしかできないこともたくさんあります。インターンシップばかりに目を向けず、今すべきことにも注目して就活を進めてください。
【まとめ】インターンシップの断り方次第でアピールになる！
インターンシップの断り方や、インターンシップを断ったことで発生する問題点などをご紹介しました。
今回インターンシップに参加できないからといって悲観的にならず、辞退の申し出をする時もアピールチャンスだと思いながら、マナーを守って連絡するようにしてください。インターンシップを辞退するというピンチも、チャンスに変えていきましょう。
投稿者プロフィール
- 新卒入社した企業で大失敗！入社1ヶ月で退職し、某大手通信会社のグループ企業へ転職。結婚を機にフリーランスになり、個人事業主6年目。「就職失敗→転職→独立→結婚・出産→ワーママ」という経験を活かして、現在は採用メディアや金融メディアでライターをしています。3級FP技能士保有。趣味は投資の勉強と旅行です♪
