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就活でメールの返信が遅れた時の文章の書き方はこちら!

「就活で企業からメールが来ていたのにうっかり連絡するのを忘れてしまった….」
「連絡を返したいけどなんて返信したらいいのか分からない….」

今、あなたはそんな状況ではありませんか?

就活性には数多くの企業からメールが届いているので、中には返信を忘れてしまいそのまま連絡を返し忘れてしまったメールもあるかと思います。

すでに第一希望の会社から内定を得ている場合は特に焦らないと思いますが、メールを送ってきた企業が自分が入社したい企業だった場合はとてもショックを受けますよね。

この記事では就活でメールの返信を忘れてしまった方のために、返信が遅れた時の文章の書き方をまとめましたので、是非参考にして下さい。

メールが遅れたと見なされる期間はどれくらい?

まず、就活でメールの返信をするにあたって「どのくらいの時間が経過したらメールの返信が遅れたと言えるのか」という問題があります。

基本的にビジネスメールの場合は24時間以内の返信が理想とされています。

素早い対応は相手の方からの信頼度などの評価が上がるポイントの1つにもなります。

24時間を超えてくるとメールの返信が遅れたと見なされてもおかしくないので、24時間以内に返信をするように心掛けましょう。

もし24時間を超えてしまった場合は相手にメールを送る際に必ず返信が遅くなったことへのお詫びの一言を添えましょう。

社会人として「報告・連絡・相談」は基本中の基本になります。

例えばメールの連絡があってから3日後に返信する場合でもお詫びの一言があるのかないのかでは相手に与える影響は大きく変わります。

なので、メールの連絡が遅れてしまった場合は何事もなかったかのように連絡せずに、お詫びの一言を入れることを忘れないようにしましょう。

それでは、ここからは実際にどのようにメールを送れば良いのかについてまとめていきますので、企業にメールを送る際の参考にして下さい。

就活でメールの返信が遅れた時の文章の書き方

まず、企業にメールを送る際はメールの返信が遅れた理由は書く必要はありません。

お世話になっております。
〇〇です。

返信が遅くなり、誠に申し訳ございません。

私が昨日まで出張で留守にしておりましたため、
メールに気づくのが遅くなってしまいました。

~中・後略~

メールが遅れた言い訳など採用担当者は興味ありません。

お詫びのメールを送るわけですから「忘れていました」「うっかりしていました」のように変に言い訳などはせずに素直にお詫びの文章だけを書くようにしましょう。

メールの返信で記載するお詫びの文章としては

  • 返信が遅れたこと、大変申し訳ありません
  • 返信が遅くなり、誠に申し訳ございません。
  • 返信が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます

などのような文言を添えてあげると良いかと思います。

長い間メールの返信していないと「どうせ落ちたし連絡しなくてもいいや」ともしかしたら思うかもしれませんが、遅れてでも良いので気づいたら必ず連絡を送るようにしましょう。

たとえメールの返信が遅れてしまっても相手が待ってくれている可能性も十分にあります。しっかりと誠意を込めた返信をすれば面接や説明会に臨むこともできるので諦めないで下さい。

すぐに返信ができない場合はどうすれば良い?

メールを受信してから24時間以上経過してしまい、返信が遅れてしまった際は上記のようなポイントを意識して返信をしましょう。

恐らく企業からのメールで返信が遅れてしまう大きな原因の1つが”後でメールを返そうとして忘れていた”ということだと思います。

企業からのメールを読んだものの、すぐには返事ができないような内容であったため、返信を後回しにしてしまったケースですね。

このようにすぐに返信ができない時は企業に「お待ちいただくことは可能でしょうか?」と断りを入れておきましょう。

保留はいつまでもできるわけではありませんので、保留をしてから1週間以内には返信することが大切です。

内定を保留する場合のメール返信

内定を保留する際のメールは以下のような形で感謝の気持ちを持って誠実な対応をしましょう。

●●株式会社 ●●様

お世話になっております。

●●と申します。

先日は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。

貴社から今回ご評価いただけたことを、大変嬉しく思っております。

入社のお返事に関しまして、恐れ入りますが、●日までお待ちいただくことは可能でしょうか。

現在、他に選考が進んでいる会社があり、そちらの選考が●日に終了をする予定となっております。

貴社にも非常に魅力を感じておりますが、人生に関わる大きな決断となるため、できる限り後悔がないように、しっかりと考えて判断をしたいと思っております。

お待ちいただくことで、貴社にご迷惑をおかけするのは大変心苦しく思いますが、ご理解いただけると幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

(名前)●● ●●
電話:●●ー●●
メール:●●@●●.jp

引用:http://career-motivators.com/job-hunting/offer-withhold

内定を保留する以外にも上記の例文のように一旦返信を保留する旨を伝えることで返信のし忘れを防ぐことができるようになります。

まとめ

この記事では就活でメールの返信が遅れてしまった際に企業に送る文章の書き方についてまとめました。

  • ここにテキストメールの返信は24時間以内
  • 遅れた言い訳は述べずにお詫びの文章だけを書く
  • 遅れてでも良いので気づいたら必ず連絡を送るようにする

これらのポイントを抑えて、メールの返信が遅れてしまった時でも誠実な対応を心がけていきましょう。

たとえ返信が遅れてしまってもあなたの誠意をしっかりと伝えれば相手もきっとその誠意に応えてくれるはずです。

 

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