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ビジネスマナー

インターンシップでの挨拶は対策可能!お礼メールのマナーや例文も紹介

2021年6月13日

「インターンシップでの挨拶はどうすればいいの?」
「参加する前とした後にメールは送った方良いの?」
「インターンシップに参加したら手紙を出さなければいけないって本当?」

インターンシップは社会人への第一歩。どのような挨拶をすれば良いのか、参加に対するお礼の挨拶をメールや手紙でもするべきかは迷うポイントだと思います。

そこでこの記事では、インターンシップの挨拶方法やタイミング、メールや手紙で挨拶する時の注意点、例文をご紹介しています。

社会に出るとやりとりはメールが主流になります。ビジネスメールのマナーや書き方について今のうちにマスターしておけば、就活だけでなく社会に出てからも役立ちますので、ぜひ参考にしてみてください。

インターンシップでの印象を左右する挨拶

たかが挨拶と思われるかもしれませんが、インターンシップでの挨拶は採用担当者だけでなく、インターンシップで関わる全ての社員に対して良くも悪くもあなたの印象がかかわる重要なことです。この先、インターンシップでお世話になった企業へエントリーすることになれば、採用担当者とは何度も顔を合わせることになるかもしれませんが、それ以外の社員とは内定式・内定後の研修・入社するまで会わない可能性も非常に高いため、ここでの印象はとても長引くといっても過言ではありません。

インターンシップのどのような場面で挨拶が必要なのか、また、挨拶の方法についてご紹介します。

インターンシップの挨拶タイミング

インターンシップでの挨拶タイミングは、

  • インターンシップへの参加決まった時
  • インターンシップへの参加初日
  • インターンシップへの参加最終日

が一般的です。インターンシップの面接が社内で行われる時は、面接時も挨拶が必要となるでしょう。

インターンシップの挨拶は誰にするのか

インターンシップに参加するにあたっての挨拶は、採用担当者や担当していただく社員、一緒にインターンシップに参加する就活生に向けて行います。また、初日や最終日は、部署全体に対して挨拶する場が設けられることもあります。

特にインターンシップ最終日は、お世話になった社員みなさんに対して個別でもお礼の挨拶をしましょう。担当してくださった社員や採用担当者だけでなく、社内で気にかけてくださった社員にもお礼の挨拶を忘れないようにしてください。

インターンシップの挨拶は対面・メール・手紙

インターンシップの挨拶は、社内での対面挨拶だけでなくメールや手紙でも必要です。

対面での挨拶は明るくハキハキと

対面での挨拶は、先ほどもお伝えした通り社内で関わる全ての社員に対して行います。インターンシップ参加初日の挨拶は特に緊張すると思いますので、事前に練習しておくと良いでしょう。

対面で挨拶する時に気を付けるポイントは以下の通りです。

  • 口角の上がった明るい表情
  • 清潔感のある身だしなみ
  • 大きな声でハキハキと
  • ビジネスシーンに適した丁寧な言葉遣い

さらに、お辞儀の使い分け(会釈・敬礼・最敬礼)についても知っておくと今後の選考でも役立ちます。

お辞儀の使い分け

  • 会釈…
    角度は15度程度。主にすれ違いざまの挨拶などで使われる。
  • 敬礼…
    角度は30度程度。主に対面で行う普通の挨拶などで使われる。
  • 最敬礼…
    角度は45度程度。初日や最終日の挨拶など最大限のお礼をする時に使われる。

初日や最終日など、みんなの前でする挨拶の時に「印象に残る挨拶をしなければ」と張り切る必要はありません。初日は名前や大学名、出身学部の他、インターンシップへ参加する想いや簡単な自己PRなどが言えると良いでしょう。最終日での挨拶は、インターンシップを通じて学んだことやお礼を述べましょう。

メールでの挨拶は早めに取り掛かる

メールでの挨拶は、インターンシップ採用決定のメール受け取り時やインターンシップに参加するにあたっての変更などがあった時、インターンシップに参加した後に行います。

いずれも丁寧に書こうとすると時間がかかってしまいますので、遅くならないタイミングで送るように気をつけましょう。メールの基本マナーや例文に関しては、のちほど詳しくご紹介しますので参考にしてください。

手紙での挨拶は好印象を持たれやすい

インターンシップに参加した後、メールだけでなく感謝の気持ちを込めて手書きの手紙を郵送すると、良い印象を与えることができます。日が経つにつれて記憶が遠のいてしまうため、できるだけ早く書いて送るようにしましょう。

インターンシップでの挨拶メールのマナー

インターンシップでの挨拶メールは、以下のマナーに気をつけて送ります。

  • 書式設定をテキスト形式にする

  • 採用担当者と人事部署宛に送る

  • 件名をつける

  • 返信時は件名を削除しない

  • 誰宛に送ったのか名前を書く

  • 自分の名前と大学名を名乗る

  • 目的と用件を短く伝える

  • 内容ごとに段落を分ける

  • 言葉を省略しない

  • 英数字は半角で表記・カタカナは全角表記

  • 自分の名前・大学名・メールアドレスで締める

1つずつ詳しくご紹介します。

書式設定をテキスト形式にする

さっそく見落としがちなポイントですが、メールを送る際の書式設定は「テキスト形式」に設定しましょう。HTMLメールやリッチテキストは、文字化けしてしまう恐れや受信されないといった恐れがあるからです。せっかく送信したにも関わらず読めないメールになってしまうと意味がありません。

採用担当者と人事部署宛てに送る

メールを送信する時は、採用担当者だけでなく人事部署も宛先に追加するようにしてください。採用担当者のメールアドレスがわからなければ、人事部署だけでかまいません。

人事部署と採用担当者の両方に送信する場合は、やりとりを行っている採用担当者のメールアドレスをToへ、人事部署のメールアドレスをCcに入れて送信します。

件名をつける

「件名を忘れることはないだろう」と先に本文の入力を行うと、件名を入力することをすっかり忘れて送信してしまうことはよくあります。このようなミスを防ぐために件名は最初に入力するようにしてください。

件名は一目でどのような用件かわかるようにつけましょう。

不適切な件名

  • 「先日のご連絡について」
  • 「お礼のご挨拶」

適した件名

  • 「インターンシップへの応募 名前」
  • 「インターンシップ参加の日程変更希望 名前」
  • 「インターンシップ参加へのお礼 名前」

また、1〜3日程度の短期間で行われるインターンシップは複数回行われている可能性がありますので、必ず冒頭に開催の日付を入れるように注意してください。

返信時は件名を削除しない

返信時は件名を書き換えず、Re:も削除しないようにしましょう。件名を統一することで、その返信のもととなったメールを見つけやすくするためです。

誰宛に送ったのか名前を書く

本文の冒頭には、誰宛に送信したのかを明記するようにしましょう。理由は、誰がそのメールに返信すべきかわからないからです。名前を書く際は、わかる範囲で良いので所属している部署などが記載されているとより親切です。

また、具体的な担当者名がわからない時は「ご担当者様」で大丈夫です。

  • 株式会社○○ 人事部 採用チーム ○○様
  • 株式会社○○ インターンシップご担当者様

複数の宛先へ送信する場合、ToとCcに入力した宛先は冒頭へ記載するようにしますが、Bccに入力した宛先は冒頭への記載不要です。

自分の名前と大学名を名乗る

本文の最初で自分の名前と大学名を名乗り、誰からのメールかをはっきりさせます。挨拶も忘れずに書きましょう。すでにインターンシップに参加した後であれば、いつのインターンシップに参加したかも書いておくと、採用担当者が参加リストなどを調べる手間を省くことができます。

こんにちは。○○大学○○学部の○○です。先日、○月○日より開催されましたインターンシップでは大変お世話になりました。

目的と用件を短く伝える

自己紹介と簡単な挨拶のあとに、メールをした目的と用件を手短に述べます。件名と同じ内容でかまいません。

○月○日に貴社で開催されるインターンシップの日程変更が可能かについてお伺いしたくご連絡致しました。

内容ごとに段落を分ける

スラスラと読みやすくするために、内容ごとに段落を分けましょう。段落のないメールは大変読みにくく、理解に時間を要してしまうからです。

内容ごとに段落を分ける目安としては、2〜3文で1段落にまとまるように意識してみてください。また、段落の中でも必要に応じて改行するなどし、読みやすくなる工夫をしましょう。

メールは、パソコンの大画面で見る場合とスマートフォンなどの小さな画面で見る場合の両方を想定しなければなりません。パソコンでメールを打つ時は、パソコン画面の都合で改行してしまわないように注意が必要です。

言葉を省略しない

言葉は省略しないように気をつけましょう。

例えば、インターンはインターンシップ、就活は就職活動と書きます。また、エントリーシート(ES)やグループディスカッション(GD)も略さないようにしてください。

英数字は半角で表記・カタカナは全角表記

英数字は半角で、カタカナは全角で表記します。表記が統一されていないと読みにくくなってしまうからです。日時の入力を行う時は、変換時に気をつけてください。

× 6月1日
○ 6月1日

自分の名前・大学名・メールアドレスで締める

本文の最後は、再度自分の名前と大学名、返信先メールアドレスで締めくくりましょう。電話番号もあると親切です。

署名であることがわかりやすいよう、上下に罫線をつけて囲います。罫線はカジュアルなものは避け、シンプルなものを選んでください。メールの機能で署名をテンプレート化することもできます。就活用として使っているアドレスであれば、あらかじめ入力しておくと次回以降スムーズにメールを作成できます。

適切な署名の罫線

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不適切な署名の罫線

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インターンシップの挨拶メールを送るタイミングは?

インターンシップの挨拶メールを送るタイミングは、必要に応じてできるだけ早急に送ることが望ましいでしょう。メールは受け取った側がいつでも都合の良いタイミングで見ることができるというメリットがありますが、常識の範囲内で送信するようにしましょう。業務時間内がベストではありますが、どうしてもタイミングが合わない場合、朝は多少早くても問題ないでしょう。会社のメールを個人のスマートフォンへ転送している場合を考え、深夜遅くに送信することは避けてください。

ケース別の注意点もご紹介します。

インターンシップの採用通知を受け取った後

インターンに限らず、就活全般を通して採用通知を受け取った場合は早めにお礼のメールを返信するようにしましょう。受信した時刻にもよりますが、翌日の業務時間内までに返信するよう心がけてください。

インターンシップの参加を終えた後

インターンシップの参加を終えた後は、記憶が鮮明なうちに速やかにお礼の挨拶メールを送信してください。インターンシップで印象に残った出来事などを添えると、感謝の気持ちがより相手に伝わるでしょう。

インターンシップの挨拶メール例文

インターンシップでの挨拶メール例文をシーン別でご紹介します。

インターンシップの採用通知に対するメール返信例

インターンシップの採用通知に対するメール返信は、送信元を宛先にします。大抵の場合、人事担当者か採用担当者となっているかと思います。もし採用担当者個人から来ているのであれば、その方のメールアドレスをToへ、人事担当部署のメールアドレスをCcに入れて、冒頭の宛名には両方を入れるようにしてください。件名はそのままで大丈夫です。

○○株式会社
人事部
○○様
(Cc:人事担当部署ご担当者様)

こんにちは。○○大学○○学部の○○と申します。

この度はインターンシップの選考結果をご連絡いただき、誠にありがとうございます。

ぜひ参加させていただきたく思います。

貴社での業務に関わらせていただける貴重な機会を大変嬉しく思っております。開催期間中はご面倒をおかけすることもあるかと思いますが、何卒よろしくお願い致します。

 

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名前

大学名・学部

メールアドレス

電話番号

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インターンシップの参加を終えた後のお礼挨拶メール例

インターンシップの参加を終えた後のお礼挨拶メールは、採用担当者だけでなくお世話になった社員当てにもメールをしましょう。

内容としては、感謝の気持ちやインターンシップへ参加したことで得た学び、今後の展望などを伝えます。

○○株式会社
人事部 ○○様
○○部 ○○様
(Cc:人事担当部署ご担当者様)

こんにちは。○○大学○○学部の○○と申します。○月○日のインターンシップでは大変お世話になりました。お礼のご挨拶をしたくご連絡致しました。

インターンシップへの参加を通じて〜。

この経験を活かして〜。

貴社の採用選考が開始された際は、ぜひチャレンジしたいと思っています。

今後とも何卒よろしくお願い致します。

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名前

大学名・学部

メールアドレス

電話番号

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【まとめ】インターンシップの挨拶は事前準備で対策を

インターンシップの挨拶は、事前準備で対策できます。対面で挨拶する時を想定し、手短に自己PRや志望動機を伝えられるよう準備しておきましょう。また、お礼の挨拶メールなども、今の時点で入力できる部分は準備しておき、いざとなった時に必要な部分だけ入力して送信できるよう準備を進めておくとスピード感を持って返信ができます。

特に冬の時期のインターンシップ次第では、内定が確約されるケースもありますので、挨拶ひとつとっても丁寧に実施するよう心がけてくださいね。

投稿者プロフィール

オガワ
オガワ
新卒入社した企業で大失敗!入社1ヶ月で退職し、某大手通信会社のグループ企業へ転職。結婚を機にフリーランスになり、個人事業主6年目。「就職失敗→転職→独立→結婚・出産→ワーママ」という経験を活かして、現在は採用メディアや金融メディアでライターをしています。3級FP技能士保有。趣味は投資の勉強と旅行です♪

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