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退職届の正しい書き方とは?準備物や注意点も徹底解説

2020年2月3日

退職届は現在の会社に向けて、正式に退職の意思を伝える大切なものです。そのため、正しい退職届の書き方をしなければ、受け取ってもらえない可能性もあります。

そこで今回は、退職届を書く前に準備しておくものを初め、退職届の正しい書き方、書く際の注意点などを詳しく説明していきます。

退職届を書く前には退職願を出すべき

会社を退職しようと考えている人の中には、退職届さえ出せば簡単に辞められると思っている方もいるでしょう。でも、それは正しくはありません。

退職届を提出する前には、退職願を提出する必要があります。なぜなら、退職願を会社が承認しなければ、退職届も受け取ってもらえないからです。退職願とは、会社に「退職したい」と願い出るときに使用するものであり、退職届とは、会社から「退職していいよ」と認められた際に使用します。

いきなり退職届を提出するのは、お店の商品をレジに持っていき、自分勝手な考えで値引きした金額で購入したい、と申し出ているようなものです。通常なら店員さんに「値引きしてもらえませんか?(退職願)」と交渉し「分かりました。値引きしましょう」と了解を得たときに、はじめて「では、値引きして頂いた金額で購入します(退職届)」となりますよね。退職届の提出もこれと同じなのです。

また、同じような言葉で辞職願(辞表)がありますが、辞職願(辞表)は、役員や公務員が退職する際に使用するものですので、間違わないようにしましょう。

退職届を書く前に準備するもの

退職届を書く前に準備しておくものは下記の3つです。

  • 白い封筒と便せん
  • ボールペン
  • クリアファイル

まず退職届を入れる封筒ですが、基本的に茶色よりも白色の方が望ましいと言われています。また、できる限り郵便番号を記入する欄が印刷されていない封筒を選びましょう。

封筒の大きさですが、A4サイズの紙に退職届を書いた場合は長形3号、A5・B5サイズの紙に書いた場合は長形4号の封筒を準備しておきましょう。こうするべきという決まりはありませんが、退職届は重要な書類ですので、最低限マナーは守るようにしましょう。

退職届の書き方

退職届の書き方は、横書き・縦書きどちらでも問題ありません。今回は、横書きのときと縦書きのときの書き方両方を説明していきます。

横書きの場合


横書きの場合は、一辺が短いほうを上にして左から右に文字を書いていきます。

退職届の書き方(横書き)は下記7つの手順があるので、参考にしてください。

1行目:紙の中央に「退職届」と書く。
2行目:右に寄せて「提出日」を記入する。
3行目:左に寄せて「退職する会社の正式名称」と「社長のフルネーム」を書く。
4行目:右に寄せて「所属部」「自分の名前」を書き、名前の右隣に認印や三文判を捺印する。(2行開けてください。)
5行目:右に寄せて「私事、」と書く。
6行目:左に寄せて「このたび、一身上の都合により、来たる令和〇〇年〇月〇日をもって、退職致します。」と書く。
7行目:右に寄せて「以上」と書き、締めくくる。
上記7つの手順で退職届の書き方(横書き)は終了です。ただ、ハンコは重要な書類なので、シャチハタは避けましょう。

縦書きの場合


退職届の書き方(縦書き)は下記5つの手順があるので、参考にしてください。
1行目:中央に「退職届」と書く。
2行目:下に寄せて「私事、」と書く。
3行目:上から「このたび、一身上の都合により、来たる令和〇〇年〇月〇日をもって、退職致します。」と書く。
4行目:上から「提出日」「所属部」「自分の名前」を書き、名前の下に認印や三文判を捺印する。
5行目:最後に「退職する会社の正式名称」と「社長のフルネーム」を書く。
上記5つの手順で退職届(縦書き)は終了です。
縦書き、横書きどちらが正しいという決まりはないため、自分が書きやすいほうで退職届を書いて問題ありません。
ただ、縦書き・横書きで退職届の書き方が若干異なるため、注意しましょう。

退職届を入れる封筒の書き方


退職届を入れる封筒の書き方は表と裏で異なります。

表には中央に「退職届」とだけ書きましょう。

反対に、裏面には左側に「所属部」「名前」を書きましょう。

基本的に退職届を入れた封筒は、封を閉じる必要はありません。そのため、そのまま提出しても失礼には当たらないので心配は不要です。

退職届を書く時の注意点

退職届を書く時に注意すべき3つのポイントを説明していきます。

就業規則を確認する

就業規則とは、会社内のルールです。退職届の書き方や会社が用意した紙に退職届を書かなければいけないなど、様々なルールが就業規則に書いてある場合があります。就業規則に従わず、自分勝手に退職届を書いて提出しても受領されない可能性が高いです。

そのような事態が起こると、スムーズに退職の手続きが進まないことも考えられるため、注意しましょう。

基本的には退職届の書き方が決まっているわけではありません。ただ、会社内のルールを最優先する必要があるため、もしも就業規則に退職届の書き方が記載されているのであれば、そちらを参考にしましょう。

退職願と書き方を間違えない

退職願と退職届の書き方は若干異なります。例えば、退職願の場合は「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」と願い出るような書き方が一般的です。反対に、退職届はすでに退職が決まっているため「退職いたします」と事実を宣言する形で書く必要があります。

一度自分は「退職願」「退職届」どちらを書いているのか確認して、それぞれの書類にあった書き方をしましょう。

理由は「一身上の都合により」とする

基本的に退職理由は「一身上の都合により」と書くことが決まっています。なぜなら、退職者の希望で会社を退職した、会社が解雇したわけではない、と示す重要な書類になるからです。なにかお互い相違があり、裁判上で争う場合は退職願や退職届を裁判所へ提出しなければいけないこともあります。

そのため、明らかに自己都合で退職する場合は「転職するため」「ケガをしたため」と書くのではなく、「一身上の都合により」と書くようにしましょう。

もしも退職がスムーズにできなかったら?

退職を考えていても会社によっては強引に引き止められたり、辞めさせてもらえないというケースがあります。

そういった場合の最終手段として退職代行を検討してみましょう。

本来なら双方が納得した上で円満退職することが理想です。しかし、残念なことに企業側がそれを許さないこともあるのです。

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このようなサービスを利用することで、ストレスを抱えることなく、退職することが可能です。ただし、これはあくまで企業側に問題ある時だけ活用するようにしましょう。

「言い出すのが面倒だから」「上司と仲が悪いから」という理由で利用することは避けてくださいね!

退職届は正しい書き方で記載しよう!

退職届を出す前に、必ず退職願を受領してもらいましょう。また退職届の書き方は、縦書きと横書きで若干異なるので、注意が必要です。

そして、スムーズな退職を目指すためにも基本的には、就業規則を最優先にしたほうが得策と言えます。

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