就活で企業へ応募する際は、提出書類を企業へ送付することも多いかと思います。そんな時に忘れてはいけないのが添え状です。「書類だけ封筒に入れて送るのはダメなのか」と思う学生もいるかもしれません。添え状は、対面で提出書類を渡せない時に必要なものですので、郵送する場合は作成が必須です。
この記事では、企業へ応募書類を送付する際に添えるべき「添え状」について紹介します。手書きとパソコンでの作成どちらがいいのか、提出書類の送付が遅れそうな時はどうすればいいのかも解説しますので参考にしてください。
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添え状とは
企業へ書類を送付する際は、別に添え状を作成し同封するのがマナーです。そのようなマナーがあることは知っていたとしても、添え状が持つ役割やサイズなど基本的な部分を理解できている学生は少ないのではないでしょうか。ここでは、添え状に関する基本的な部分をお伝えします。
添え状には封筒の中身を知らせる役割がある
添え状は送り状や送付状とも呼ばれるもので、書類を送付する際に同封することで挨拶状としての役割を果たします。また、封筒を受け取った方がどのような書類が同封されているかすぐに理解できるようにと、中身を知らせる役割もあります。
添え状は就活シーンだけでなくビジネスの場で普段から使われる機会が多いため、一度基本を学んでおけば社会人になってからもそのマナーを活かす機会が多いです。就活の場合は、履歴書やエントリーシート(ES)などを送付する際に同封するのが一般的です。
A4サイズの用紙に横書きが基本
初めて添え状を作成する場合に戸惑うことが多いのが、サイズと書く向きだと思います。特に書類を送付する企業から指定がない場合は、以下のポイントを押さえて作成することをおすすめします。
- A4サイズの用紙
- 文書はパソコンで作成
- 横書き
テンプレートを作れば企業数が増えても手間がかからず効率的
就活生がエントリーする企業数の平均は30社と言われています。全ての企業に履歴書やエントリーシート(ES)を送付しないにしても、かなりの数の企業に書類を送付することになります。送付する度に1社ずつ初めから作成するのは時間がかかりますので、手書きしない場合はテンプレートを作成しておくと便利です。
ミスを防ぐためには、どの部分を変えればいいのか分かりやすくマークを付けるといいですね。注意したつもりでも、人間なのでミスしてしまうこともあります。
最終段階のクリアファイルに入れる前に、
- 企業名
- 書類内容
などを確認するようにしましょう。
手書きする場合は縦書きにする
添え状は基本的にはパソコンで作成してOKなのですが、企業によっては「手書きすること」と指定があることもあります。また、企業が厳格な社風であり、効率よりも丁寧さを重んじるような場合は手書きのほうが好印象を与えられるかもしれません。
手書きの場合は、横書きではなく縦書きで書きましょう。「字は人を表す」と言いますから、達筆でなくても一字一句丁寧に書くことが大切です。
添え状の書き方を解説
初めて添え状を書く場合は、どのように書けばいいのか悩むところですよね。ここでは、ビジネスマナーを守り、相手に丁寧な印象を与えられるような添え状の書き方を紹介します。
パソコン作成時に使用するフォントは一般的なものを使う
添え状を手書きではなくパソコンで作成する際は、文書作成ソフトWordを使用します。ここで気になるのが「どのフォントを使用すればいいのか」ではないでしょうか。「明朝体」または「ゴシック体」が適当です。添え状はあくまでビジネス文書ですので、過度な装飾は必要ありません。
テンプレート作成時のポイント
添え状をパソコンで作成する際は、テンプレートを作っておくと便利であることは先ほどお伝えしました。ここでは、テンプレートを作成する際に押さえておきたいポイントを紹介します。
ポイント①日付
書類を提出する日を最上段の右上に記入します。
ポイント②宛名
日付から1行下げて左に宛名を記入します。書類を送付する企業名を正式名称で記入し、部署名や採用担当者の氏名まで丁寧に記入しましょう。「様」と「御中」の使い方は紛らわしいのですが、宛先で覚えておくとわかりやすいです。宛先が個人の場合は「様」、部署の場合は「御中」となります。
ポイント③差出人
宛名から1行下げて右に差出人に関する情報を記入します。在籍している学校名・学部・学科、自分の名前をフルネームで書きましょう。携帯電話番号やメールアドレスといった連絡先も忘れずに記入します。
ポイント④件名
件名は中央に寄せ、本文よりも大きめの文字サイズで記入します。どのような書類が送られてきたのか、受け取る側がすぐにわかるような内容にするのがベストです。
ポイント⑤本文
頭語である「拝啓」から始めて、次に時候の挨拶を入れるのがマナーです。ただし、添え状の場合は時候の挨拶を省いてしまっても問題ありません。そして、今回の書類送付はどのような目的で何を同封しているのか簡潔に記載します。その後、結語である「敬具」で締めくくります。
ポイント⑥同封する書類についての説明
その下に1行空けて、中央に本文よりも大きめの文字サイズで「記」と記入します。これは記書きであり、「下記を参考にしてください」という意味です。「記」の下に、箇条書きで同封する書類名と枚数を記載します。また、箇条書きの際は左揃えにしましょう。全て書き終えたら、「以上」と記載します。
提出書類を送る際に注意するべきポイント
先ほど紹介したポイントを押さえながら添え状を作成したら、いよいよ最終チェックに入りましょう。どんなことに注意すればいいのか、ポイント別にまとめましたので参考にしてください。
提出書類は全てクリアファイルに入れる
履歴書やエントリーシート(ES)など、用意しておいた提出書類は作成した添え状と一緒に封筒に入れて郵送します。そのまま入れてしまうと、郵送している間に雨が降れば書類ごと濡れてしまい、せっかく丁寧に時間をかけて書いたものが水の泡になってしまうため注意しましょう。
提出書類は全てA4サイズの無地のクリアファイルに入れた上で、封筒に入れるといいですよ。
切手料金をチェックする
提出書類を郵送する上で気を付けなければいけないのが切手料金です。料金が不足していると、それが原因できちんと企業へ郵送されずに手元に戻ってきてしまうこともあります。場合によっては、企業が不足分を支払うこともあるようです。
適切な切手料金を貼るためには、郵便局の郵送窓口に行くことをおすすめします。自分で切手料金を判断してしまうと、どうしても切手料金の過不足が発生しやすくなってしまうため注意が必要です。
提出書類を持参する時は添え状はいらない
提出書類を選考会などで持参する場合、添え状は必要ありません。添え状は、あくまで対面で書類を渡すことができない時に必要となるものです。持参する場合も郵送時と同様に、A4のクリアファイルに入れた上で封筒に入れます。
期限に遅れそうな時はどうすればいい？
期限内に必要書類を準備できるように動いていたとしても、さまざまな事情で遅れてしまうこともあります。そんな時はどのような対応をすればいいのか、知りたいと思っている学生も多いのではないでしょうか。ここでは、最低限やっておくといいことを紹介します。
企業の人事担当者へ電話で連絡する
提出が遅れそうだとわかった時点で、企業の人事担当者へ電話で提出が遅れる旨を連絡しましょう。この時、まず期限に間に合わなかったことに対して謝罪の意を伝えることが大切です。その上で、提出が遅れそうになっている理由や提出日について伝えるのがマナーです。
最近は主な連絡手段がSNSやメールという人が増えており、電話での連絡は基本的にしない人もいるかと思います。しかし、企業の人事担当者からすると、提出期限に遅れた上に電話での連絡もないということで印象が大きく下がってしまうでしょう。メールで先に連絡してしまった場合は、できるだけ早く電話しましょう。
提出書類を郵送する時は添え状を作成することを忘れずに
今回は、提出書類を郵送する時に必要な添え状についてご紹介しました。特に企業から指定がない場合は、手書きではなくパソコンで作成して問題ありません。その際は、縦書きではなく横書きで作成しましょう。
また、期限内に書類が提出できない場合は、遅れそうだとわかった時点で企業の人事担当者へ電話で連絡することが大切です。添え状に関するマナーをしっかり身に付けて、企業の人事担当者から好印象を持たれるように精一杯努力して内定を勝ち取りましょう！
投稿者プロフィール
- ウシ科 ウシ属 サイヨ牛。就活で100社落ちた経験、就職するも牛を牛とも思わない企業に嫌気がさして退職。それ以来、だれよりも求職者の手助けをしたいと考え、採用メディアを作り上げることを決意した。
採用に関する情報を銀行のように貯めて、だれもが引き出せるようにとの想いで採用バンクが誕生。特別編集長として求職者側に寄り添ったアドバイスを得意とする。
今では「サイヨ牛ケンくんは採用試験のプロ」と呼ばれるまでに至った。
