就活・面接対策

就活でライバルと差をつける!人事の印象に残るお礼メールの書き方

就活における会社説明会や面接後はお礼メールを送るべきか迷いがちです。就活のマナーとしてお礼メールを送る方が多いですが、最近は企業が企画したイベントや懇親会などイベント数が多く、その都度送っていいものか実に悩ましいことでしょう。人事担当者の印象の良し悪しも気になるので、最適な選択をしたいものです。この記事ではそんな悩みを解決できます。メールだけではなく、LINEでのメッセージや手書きの場合についても触れますので、ぜひ参考にしてください。

企業説明会や面接後にお礼メールは送るべきか


企業説明会や面接、インターン、その他イベントなど、就活生にとってお礼メールを送るタイミングは数多くあります。ただ、毎回のようにお礼メールを送るのは「送りすぎではないのか?」と心配にもなりますよね。実はお礼メールは送ったからといって選考に有利になる訳ではありません。また、お礼メールを送らなかったからといって印象が悪くなることでもありません。詰まるところ、あまり気にしすぎなくてもいいのです。

企業説明会や合同イベント後のお礼メールは基本不要

お礼メールを送ることで選考が有利になるのなら、必ずお礼メールを送りますよね。ただ、企業説明会や合同イベントは多くの学生や就活生が参加しています。人事はすべての参加者の顔と名前を把握できるわけではないのでメールが届いても名前と顔は一致していない可能性があります。そのため、ここでのお礼メールはそこまで重要視しなくても良いのです。しかし、会社説明会や合同イベントに参加した際に、積極的に質問をし、何か発表などをして企業側に覚えてもらうようなことをした場合は「本日〜を質問した〇〇ですが〜」「本日〜を発表した〇〇ですが〜」とメールに入れると人事の方も印象に残っているかもしれません。その場合は、より効果的に印象付けることができるのでお礼メールが効果的と言えるでしょう。

面接やインターン後のお礼メールは送る方が好印象

企業説明会やイベントとは異なり、人事ときちんと顔を合わせて会話をする面接では、人事担当の方があなたを覚えているはずです。その際はお礼メールをすることで好印象となるでしょう。コツとして面接での感想をお礼メールに入れるとより良いです。インターンに参加すると長い時間一緒に働くことになります。お世話になったという感謝の気持ちを、お礼メールに記載しましょう。また、インターン中に学んだことを補足することで、会社に対する気持ちがより担当に届くでしょう。

お礼メールの書き方はどうする?


では、実際にお礼メールはどのように書けばいいのでしょうか。こちらで宛先から内容と署名までポイントを踏まえながら説明します。

宛先や件名

メールの件名は簡潔に「用件・名前」が書かれていること、「Reをつけたまま」返信するのがいいでしょう。件名がそのままの方が何の用件への返信かがすぐに分かるからです。宛先には企業名、部署、担当者名をきちんと書きましょう。間違いがないように何度も確認し、省略ではなく正式名称で書きましょう。名前を間違えることは失礼ですので必ず確認を行ってください。

内容と感想(具体的さとエピソードを入れる)

内容は必ずあいさつ文から入りましょう。「お世話になっております」「平素よりお世話になっております」から始まり、本文に入るようにしましょう。本文ではお礼の言葉をを述べます。インターンや面接の感想をここで入れるといいでしょう。「インターンや面接で何を学んだか」「会社で何をしてみたいか」などを加えることでぐっと説得力ある文章になります。

サンプルメール


実際に送る際にはこちらの画像を参考にしてみてください。長々と書きすぎずに簡潔にまとめるようにしましょう!

お礼メールのタイミング


お礼のメールはなるべく早く送ることをお勧めします。時間が経つと相手の方に顔と名前が一致しないことが出てきます。可能であれば当日中に送るようにしましょう。また、送る際に休日、就労時間外は避けて送りましょう。どうしても休日や就労時間外に送らなければならない場合は、「お休み中に申し訳ありません」「お忙しい中失礼します」「夜分遅くに失礼します。」などのあいさつ文を入れてから本文に入るといいでしょう。

メール以外でお礼を伝えるのは?


近年はメールよりも身近なLINEでやりとりする場合もあります。また、律儀に手書きで書きたいという方へのアドバイスも記載します。

LINEでのお礼

最近はグループラインでのやりとりや担当と直接LINEを交換しているケースもあります。企業側から連絡をLINE指定されているのであれば、LINEでのお礼メールでも問題ありません。LINEだと長文になると読みにくくなることがあるので、簡潔に丁寧な内容でお礼を伝えるのがいいでしょう。

手書きで送る際

メールでのお礼メールが主流ですが、あなたの印象を圧倒的に残すのが手書きのお礼状です。メールは企業に届くのが早くて手間も掛からないので、就活生も企業もほとんどがメールです。そのため受け取る側のお礼はほとんどメールです。似たようなものばかりの中で、手書きのお礼状が届くと企業は必ず目を通してくれます。きっと印象にも残るでしょう。熱意と想いを伝えたいのであれば、手書きもおすすめです。

お礼メールの遅れた場合の対処法


お礼メールをするのを忘れてしまった!そんなとき、遅れてでも送った方がいいのでしょうか。お礼メールが遅れた場合、または忘れてしまったときの対処法も紹介します。

メールは3営業日以内でないと遅い

企業へのお礼メールは24時間以内に返信するのが基本です。しかし、企業説明会や面接、インターンが金曜日の夕方に終わった際は翌月曜で構いません。基本は3営業日以内にお礼メールを出すようにしましょう。

遅れてメールを送る際の文面

せっかくメールを送るのならお礼メールが遅れた言い訳を書いても仕方ないので、遅れた理由や説明は書く必要はありません。上記で述べたように通常のお礼メールを書けば大丈夫です。どうしてもお詫びの言葉を入れたい場合は「絡が遅くなりましたこと、深くお詫び申し上げます」「連絡が遅くなりましたこと、深謝いたします」「連絡が遅くなり誠に申し訳ありません」と本文の冒頭に入れてみてください。

メール返信が遅れた際に気をつけること

メールが遅れたことに気負いすぎて謝りすぎることや、メールが遅れた理由を書いてしまうことは相手に良い印象を与えません。この際、謝罪は簡単に済ませ、お礼の方に集中して取り組むことの方が大切で、より良い対処法と言えるでしょう。

就活のお礼メールは必須ではないが選考の補強ができる

お礼メールは送ったからといって採用に有利ということではないです。また、送らなかったから選考に悪影響を及ぼすこともありません。ただ、お礼メールを送ることで、文章が残り何度も読めるので、面接の補強や自分の印象を強める可能性があります。一方、文章に誤字脱字やメールマナーができていないと印象が悪くなることもあります。メールを送るタイミングや文章に気をつけ、好印象を与えるメール内容のお礼メールを送ることで、少しでも他の就活生と差がつけられるといいですね。

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