就職活動を行っていると、選考の日程連絡や選考の案内などを企業とメールでやり取りをすることもあります。社会人としてのマナーを抑えながら、きちんとしたメールを送りたいものです。しかし面接の日程連絡メールに対して「どのように返信すれば良いのか分からない」と悩んでいる就活生も多いのではないでしょうか？
そこで今回は、メールの基本的なマナーや返信のポイント・例文などを具体的にまとめてみました。面接の日程連絡メールの返信に悩んでいる就活生にとっては、きっと役に立つはずなので参考にしてみてください。
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就活生が覚えておきたいメールの基本的な4つのマナー
いきなりメール返信の例文を見るのではなく、まずはメールの基本マナーを確認してみましょう。就活生が覚えておきたい4つの基本マナーを具体的に説明していきます。
24時間以内に返信する
1つ目のマナーは「24時間以内に返信する」ことです。基本的に、返信が早くて困るという人はいません。新社会人として活躍していくために「即返信」を心がけましょう。ただ、文章を考えたりスケジュール調整をしたりと、中々すぐに返信できない時もあると考えられます。すぐに返信できない場合は「ご連絡いただき誠にありがとうございます。〇日 or 〇時までにはご返信致します」という連絡を一通入れるようにしましょう。
簡潔に分かりやすい件名を付ける
2つ目のマナーは「簡潔に分かりやすい件名を付ける」ことです。件名は、メールを受信してから初めに目にする場所です。初めに目にする場所なので、要件と名前が書かれていると何のメールなのかを把握することが出来ます。例えば「○○大学○○学部 採用太郎」という件名でメールを受信しても、一体どのような内容が書かれているのかは分かりません。企業には、一日に複数のメールが届くため、都度メールを開いて内容を確認していては手間がかかります。そのため「面接日程の件/○○大学○○学部 採用太郎」というように、一目で何が書かれているのかを把握できるような件名にしましょう。
冒頭に簡単な挨拶を記載する
3つ目のマナーは「冒頭に簡単な挨拶を記載する」ことです。基本的に初回のメールであれば「お世話になります」を記載して、2回目以降は「お世話になっております」という挨拶分を記載します。実際に会話をする時もいきなり要件を話すのではなく、まずは「初めまして、こんにちは」という挨拶を交わすはずです。このようにメールの冒頭にも簡単な挨拶文を記載することは、ビジネスマナーとも言えるため、必ず一言挨拶文を入れてから要件を記載するようにしましょう。
大まかな流れに沿ってメール文を作成する
4つ目のマナーは「大まかな流れに沿ってメール文を作成する」ことです。基本的に下記の流れでメールを作成していきます。
- 宛先
- 挨拶
- 本文
- 締めの言葉
- 署名
この流れでメールを作成しなければ、分かりにくい構成になってしまうと同時に「メールの基本的な構成も知らないのか」といったマイナスの印象を企業に与えかねません。
返信のポイントとメール返信の例文を状況別に解説
ここでは、メールの返信例文と返信のポイントを3つの状況に分けて具体的に説明していきます。
先方が指定した面接日程で問題がない場合
返信のポイントは「指定していただいた日時と場所を再度記載する」ことです。メールでのコミュニケーションは、どうしても誤解が生まれやすいため、相手が誤った日時を提示したとしても、気づいていない可能性もあります。そのような誤解を生まないためにも、面接日や時間、そして場所などを確認の意味も込めて再度記載するようにしましょう。
先方が指定した面接日程では問題がある場合
返信のポイントは「こちらから再度日程を提示する」ことです。都合が合わず、再検討してもらうことは決して失礼にはあたりません。ただ「この日はどうでしょう?→難しいです…」というやり取りを複数回行うのは、さすがに失礼にあたります。そのような事態を防ぐためにも、こちらから都合が良い日程を提示するようにしましょう。日時と時間を少なくとも、3日以上提示してください。
こちらから面接日程を提案する場合
返信のポイントは「幅広い日程を提示する」ことです。日程を狭めてしまうと再度調整、また再度調整という事態を招きかねません。企業は、基本的に忙しい時間の合間を縫って面接という機会を設けてくださいます。企業の負担にならないように、なるべく幅広い日程を提示するようにしましょう。
面接の日程連絡メールを送る時の3つの注意点
ここでは、面接の日程連絡メールを送る時の3つの注意点を具体的に説明していきます。
顔文字や絵文字を使わない
1つ目の注意点は「顔文字や絵文字を使わない」ことです。顔文字や絵文字を使ってしまうと「友達とメールをしていると思っているのか？」という印象を与えかねません。また、文字の色を変えたり、マーカーを引いたりするような文字の装飾も控えるべきです。業界によりますが「！や？」といった記号も、基本的には避けたほうが良いと言えます。
誤字脱字に気を付ける
2つ目の注意点は「誤字脱字に気を付ける」ことです。特に会社名や相手の名前は間違えないようにしましょう。特に間違えやすい漢字としては「菅・管、裕・祐」などが挙げられます。誤字脱字が多いと「適当に書いたのかな？」という印象を与えてしまう可能性もあるため、送信前に一度読み直してチェックしてみましょう。
間違った言葉を使わない
3つ目の注意点は「間違った言葉を使わない」ことです。間違えやすい言葉としては以下の3つが挙げられます
- 了解しました→承知いたしました
- 御社→貴社（御社は口語表現）
- ～させていただきます→致します
特に、会話で使う口語表現と文章で使う文語表現を間違わないようにしましょう。
マナーを抑えて印象の良いメールを送ろう
今回は、メールの基本的なマナーや状況別に見た返信例文と返信する際のポイント、そして注意点を具体的に説明してきました。おさらいすると、状況別のメール返信のポイントは以下の3つが挙げられます。
- 先方が指定した面接日程で問題がない場合→指定していただいた日時と場所を再度記載する
- 先方が指定した面接日程では問題がある場合→こちらから再度日程を提示する
- こちらから面接日程を提案する場合→幅広い日程を提示する
メール返信のポイントやマナーを抑えて、きちんとしたメールを送ってみましょう。