就活や転職活動をする際に履歴書と一緒に提出を求められるものが職務経歴書。「履歴書に自分の経歴は書いてあるのに、なぜ職務経歴書が必要なの？」と疑問に思う人もいるかもしれません。そのような方の為に、この記事では職務経歴書の書き方をご紹介します。また、履歴書と職務経歴書の違いや人事担当者が評価の対象にしているポイントなどについても解説していきたいと思います。
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そもそも職務経歴書とは？
履歴書とセットで選考資料として提出を求められることが多い職務経歴書。そもそも職務経歴書にはどのような役割があるのでしょうか？履歴書との違いを含め解説します。
自分の経歴をより詳細に伝えるもの
職務経歴書には自分の経験した仕事内容を詳しく記載します。それに対して、履歴書は自分の簡単な経歴だけを記載します。履歴書に記載された経歴だけでは知ることができない技能やスキルをより詳しく伝えることができる書類、それが職務経歴書です。
職務経歴書で見られているポイント
履歴書と職務経歴書では採用担当者のチェックしているポイントが違います。職務経歴書を作成する場合には、以下を考慮して作成しましょう。
- 求めるスキルや知識を持っているか
- 十分な実務経験があるか
- 仕事に向き合う姿勢
- これまでの実績
- プレゼン能力に長けているか
- 就職または転職希望理由に説得力があるか
職務経歴書の形式
職務経歴書を書く際は、A4白無地の用紙を縦に使います。2枚までに内容が収まるようにしましょう。また、職務経歴書には4種類の形式があります。それぞれの特徴をご紹介します。
編年体形式
自身の経歴を古いものから順に書いていく形式を「編年体形式」といいます。長期間同じ仕事や業務に就いていて、昇進・昇級したことをアピールしたい人には特に向いている形式です。また、一般的に職務経歴書を書く際に多く用いられる形式でもあります。
逆編年体形式
その名の通り、新しい経歴から古い経歴へ時を遡って書く職務経歴書の形式です。直近の業務内容が1番上に来るので最近の仕事内容に自信がある人向けです。
キャリア形式
これまでに自身が経験してきた業務ごとに項目を設けて書く形式を「キャリア形式」といいます。自分のキャリアについてアピールしたい順に記載することができます。さまざまな業務の経験がある人に向いている形式です。
自由形式
編年体形式とキャリア形式を組み合わせて自身で自由に作り上げていく職務経歴書の形式を「自由形式」といいます。
職務経歴書の書き方
ではここからは職務経歴書の具体的な書き方についてご紹介します。
職務経歴書に記載する項目
では、職務経歴書に記載する項目から解説します。
タイトル
まずは一番上の用紙中央に「職務経歴書」とタイトルを書きます。
日付
職務経歴書を作成した日ではなく投函する日付を記入しましょう。
氏名
採用担当者はたくさんの人の応募書類を見ています。必ず提出する書類には自分の氏名を書きましょう。
今まで勤めてきた企業の情報
今まで勤めた企業についてはその詳細を記載します。企業のホームページがあれば、そこに記載されている内容を参考にするといいでしょう。具体的には、企業名に始まり、従業員数などの企業規模や事業内容を書きます。
自身の今までの経歴(要約・詳細)
履歴書には記載されていない「自身の経歴」をより深く、職務経歴書では記載していきましょう。
まずは300字程度で経歴の要約を記載します。その後、書く経歴について詳細を書くようにすると分かりやすいでしょう。
スキルや知識
自分がこれまで培ってきたスキルや知識の中で、企業の求めるものと合致するものがあれば積極的にアピールしましょう。
所持している免許や資格
名称は略さず正式名称で書きましょう。特に、業務に関係する免許や資格はアピールになるので必ず記載します。
志望動機または自己PR
志望動機や自己PRを書きます。志望動機は市販の履歴書にも記載する部分があるので、履歴書に書いている場合は内容が被らないように注意しましょう。
職務経歴書のサンプル
では、職務経歴書の書き方を詳しくご紹介しましょう。ここでは具体例として営業職に就いている人を想定した職務経歴書のサンプルを取り上げます。
提出する前に再チェックするポイント
職務経歴書の書き方が分かったら早速作成してみましょう。作成完了したら、提出する前に再度書き方のチェックをします。ここではチェックポイントをご紹介します。
誤字脱字はないか
作成した職務履歴書をもう一度見直してみましょう。誤字脱字はないでしょうか。誤字脱字があると、採用担当者に「作成した書類の最終チェックもできない人」と悪い印象を持たれる可能性があります。誤字脱字チェックは入念に行いましょう。
略称を使用していないか
もう1つのチェックポイントは、略式を使用していないかという点です。特に、所有している免許・資格の部分は略称になっていないか、もう一度確認しておきましょう。
年月日は全て正しいか
自身の経歴を記載する際には必ず年月日を記入します。その年月日が間違っていると経歴に矛盾が生じるので、年月日は間違いのないように記載するようにしましょう。
職務経歴書を送付する際の注意点
職務経歴書の作成が終わり最終チェックが完了したら、いよいよ先方に書類を提出します。ここでは、職務経歴書を送付する際の注意点をご紹介します。
控えがあるか
職務経歴書は応募先の企業に送る書類になるので、面接の時に何を聞かれてもいいように、自分用の控えを取っておくことをおすすめします。書類選考に合格して面接に進むことができたら、控えとして取っておいた職務経歴書を確認します。そして、自身の職歴について何を聞かれてもいいように準備しましょう。
書類を重ねる順番を確認
職務経歴書を含めた書類を先方に送付する場合、書類の順番を間違えないように注意が必要です。一般的に書類を重ねるときの順番は以下が正しいとされています。
- 送付状
- 履歴書
- 職務経歴書
- 自己PR書(あれば)
- ハローワークの紹介状(あれば)
投函する日付を記入する
職務経歴書および履歴書を送付する際には、投函日を書類に記入するようにしましょう。