無事にインターンシップが終了して、ホッとしている学生も多いと思いますが企業に対してお礼のメールは送りましたか？お礼のメールを送りたくても、書き方がわからない方も多いと思います。
今回は、インターンシップ後に企業に対してどのようなお礼のメールを送った方が良いのか正しい書き方を解説していきます。ぜひ参考にしてみてください。
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インターンシップ後は必ずお礼のメールを送りましょう
インターンシップに参加した後に、メールでわざわざお礼をする必要はないのではないかと思っている学生もいるかもしれません。
しかし、例え1日だけでもお世話になった企業に対しては必ずお礼のメールを送るようにしましょう。お礼のメールにはもちろん感謝の意味もありますが、実は以下のような意味も込められています。
①採用担当者に良い印象を持ってもらうため
お礼の気持ちを素直に伝えることも、もちろん大切ですが採用担当者に良い印象を持ってもらうことも非常に重要です。インターンシップが終了してすぐにお礼のメールを送ることで、採用担当者に対して自分の存在や人柄を覚えてもらうことができます。
しっかり認識してもらうためには、よくあるテンプレートのようなお礼のメールではなく、自分の思いやサポートしてくれた方の名前を実際に挙げて感謝を伝えるなど少しアレンジしている文章が良いでしょう。
しかし、あまりにもオリジナリティが溢れてしまうと逆に読みづらい場合もありますので、失礼のない無難な定型文をベースにして、要所要所でアレンジするようにするのがおすすめです。
②自己PRの一貫になる
お礼のメールを送ることは自己PRの一貫にもなります。インターンシップに参加した目的は志望する企業に就職するためではないでしょうか。
インターンシップで学んだ内容や身についたスキルなど、具体的な成果をお礼として述べることで、間接的に「自分はこのようなスキルが身に付いています」とPRすることができます。
お礼のメールと聞いて、シンプルにお礼だけ述べれば良いのだと勘違いしがちですが、せっかくインターンシップに参加したのであればメール一通も有効活用して就活が優位となるように行動しましょう。
③入社意欲の高さを伝えることができる
インターンシップだけに限らず、就活のゴールは企業から内定をもらうこと、そして無事に入社することです。企業側もインターンシップの採用を決めたのは、入社意欲が高い人材であると判断したからだと考えられます。
ですので、入社意欲が高いことをインターンシップ中にどんどんアピールすることはもちろん、お礼のメールにも更に入社意欲が高まったことを書くと良いでしょう。
インターンシップで学んだことはもちろんですが、実際に仕事をしてみて感じたこと、もっと深く取り組みたい事業など、志望している企業にさらに興味が湧いたことをアピールすることが大切です。
インターンシップ後に送るお礼メールの書き方
ここからは、インターンシップ終了後に送るお礼メールにどのような内容を記載したら良いのかを解説していきます。メールに記載する内容は以下のとおりです。
- 件名
- 宛先
- 文頭の挨拶
- 本文
- 文末
- 署名
そして、インターンシップのお礼メールを送る相手ですが、一般的には人事担当者に送るようにします。場合によっては、送る相手が人事担当者ではない可能性もありますが、もし悩む場合は、人事担当者にメールを送りましょう。
そして、本文中に特にお世話になった方にもお礼を伝えてもらえるように、一言添えると良い印象を与えることができます。
件名は簡潔な文章で
件名は、パッと見ただけで「誰から」「何について」「どのような用件」なのかがわかることが大切です。件名ですので、あまりダラダラと書くのも不自然です。簡潔な文章で収めるようにしましょう。
ビジネスメールでは、件名は20文字程度に収めるのが良いと言われています。例えば、今回のようなインターンシップに対するお礼のメールであれば「インターンシップのお礼 〇〇大学◇◇」など、大学名と名前がひと目でわかるような件名にすると良いでしょう。
件名が記載されていないメールは、セキュリティの観点から開くことなく削除される企業もありますので記載し忘れることのないように注意してください。
宛名は正式名称で記載する
メールでは、宛名は誰へ宛てたものなのかを冒頭ではっきりと示す必要があります。
- 会社名
- 部署名
- 役職名
- 氏名
そして上記の順番で、略さずにきちんと記載します。株式会社の場合、（株）と書かないように注意してください。同じ部署に同姓の方が在籍されている場合もありますので、氏名もフルネームで記載するのがマナーです。
宛先が複数名となる場合は、役職が上の方から順番に並べます。敬称を忘れないように注意し、氏名にはそれぞれ全員に「様」をつけることを忘れないようにしてください。氏名がわからない時や担当者が決まっていない時は、部署名または会社名に「御中」を付けます。
文頭の挨拶は簡単に記載する
本文を書き始める前に必要なのが、文頭の挨拶です。自分の名前や所属を簡単に記載するのが基本となっています。「お世話になっております。〇〇大学●●部◇◇です。」と書き始め、「いつ」「どこでお世話になったのか」を記載するようにしましょう。
本文で感謝を伝える
メールの本文は、決まりはありませんので基本的には自由に記載して問題ありません。しかし、長文のメールは読みづらいですし、かえって何が言いたかったのかわからないなど印象を下げてしまう可能性もあります。
自己アピールもしつつ、きちんと感謝の気持ちを伝えて簡潔にまとめるようにしましょう。また、いきなりインターンシップの感想に入るのではなく、自分が何者で何をした者なのかという説明から始めると読み手としては理解がしやすいでしょう。
また、手紙としての一般的なマナーは心掛けておくことが大切です。例えば、「皆様」や「貴社」と記載する際に、改行で文字が離れてしまうのはマネー違反です。できる限り、「皆様」など相手のことを指す言葉は文末にかからないように文章の組み立てを行いましょう。
文末で再度感謝を伝える
文末には、インターンシップで経験したことや得ることができたことを今後どのように活かしていきたいなどを伝えるようにします。
そして重ねて感謝の意を記載すると良いでしょう。「末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。」など相手を思いやる言葉を書くことも社会人として必要となるマナーです。
署名は自動で記載されるように設定する
ビジネスで送る全てのメールの下部には、署名を施すのがマナーです。これは、差出人がどこの誰で、どこに連絡すればコンタクトを取ることができるのかを明確にするために必要です。
署名に記載する、大学名、学部、学科、氏名、連絡先も略さずに正式名称で書くようにしましょう。連絡先は、「電話番号：080-0000-0000」「email：〇〇＠〇〇」のような形式でわかりやすく記載すると親切です。
「メールで送っているのだから、わざわざメールアドレスを記載しなくても良いだろう」と思わずにemailも署名の一環として、しっかり記載するようにします。この署名をメールを作成するたびに、入力するのはとても時間がかかりますし情報に抜けが出る可能性もあります。
メール機能には、自動で署名がつくように設定することができますので、就活を行う前にあらかじめ設定しておくとメールの送信がスムーズに行うことができます。ぜひ利用してみてください。
インターンシップで送るお礼メールの例文
インターンシップで送るお礼メールの例文をまとめました。お礼メールは、お礼だけではなく自己PRも兼ねていますので定型文をそのまま使うのではなく、自分の個性が光るような内容だと大勢のメールから抜きん出ることができます。
例文①
件名【インターンシップのお礼】大学名 氏名
株式会社〇〇 人事部
〇〇様
お世話になっております。〇〇大学の〇〇です。
この度は◯ヶ月のインターンシップ期間、丁寧にご指導いただきまして誠にありがとうございました。
新人教育や、新戦略についてのお話がとても興味深く、とても充実した時間を過ごすことができました。
末筆ながら、貴社の益々のご発展と皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。
今度ともよろしくお願い致します。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
○○大学○○学部○○学科
氏名 ：△△ △△
住所 ：△△△△△△△△△△△△
電話電話：△△△△△△△△
e-mail ：△△△△△△△△
例文②
件名【インターンシップでは大変お世話になりました／大学名・氏名】
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯課
●●様 ●●様 ●●様
お世話になっております。
◯月◯日〜◯月◯日のインターンシップに参加させていただきました〇〇大学の〇〇と申します。
このたびは、長期に亘り実務を勉強させていただき、ありがとうございました。
◯◯部では、皆様の熱いお志に触れ、職業意識が鍛錬された自分の成長を感じることができました。
特に貴社の◯◯新事業についてお話をお聞かせくださった◯◯様のお話にはインターンシップに参加しているからこそ味わえる「現場の声」に、心が震えました。
これから就職活動を行なってまいりますが、貴社で◯◯部の一翼を担いたいという夢がいっそう膨らみました。
ご多忙の折にもかかわらず、貴重なお時間を割いていただき感謝の気持ちでいっぱいです。重ねてお礼を申し上げます。
末筆ながら、プロジェクトのご成功を祈っております。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い致します。
＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
所 属：◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
氏 名：◯◯ ◯◯
住 所：△△△△△△△△△
電話番号：△△△△△△△△△（自宅）
電話番号：△△△△△△△△△（携帯）
e–mail ：△△△△△△△△△
例文③
件名：【インターンシップ参加の御礼 〇〇大学〇〇学部3年〇〇】
株式会社〇〇 人事部 マネージャー 〇〇様
貴社のインターンシップに参加させていただきました、〇〇大学〇〇学部の田中です。
この度は、インターンシップのご機会頂き、誠にありがとうございました。
グループワークでの擬似体験を通して、商社での具体的な働き方や面白さだけではなく、難しさも学ぶことができました。
華やかな面だけではなく、泥臭い部分まで身をもって体験できたのは、本当に貴重な体験だったと思います。だからこそ、グループワークで成果を上げることができた時の達成感もひとしおでした。
これから本格的な就職活動が始りますが、貴社にふさわしい人材となれるように自己研鑽していきたいと思います。
この度はご丁寧に対応していただき、誠にありがとうございました。
末筆ながら貴社のますますのご発展と皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。
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◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科
氏名(ローマ字表記)
tel: ◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
mail: ◯◯@◯◯◯◯
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インターンシップのお礼メールを送るときに気をつけたいこと
インターンシップに参加したことのお礼を伝えるメールを送る際には、気をつけたいことが3つあります。
①誤字脱字に気を付ける
インターンシップのお礼のメールに限らず、ビジネスメールや作成する文書に誤字脱字は禁物です。漢字の変換ミスなどにも注意が必要ですが、特に気をつけていただきたいのが各種名称の誤記です。企業名の間違いや部署の間違いなどは大変失礼になりますので気を付けるようにしましょう。
②略語は使わない
ビジネスメールでは、略語を使ってはいけません。
- インターン→インターンシップ
- 就活→就職活動
- 21卒→2021年卒
- ES→エントリーシート
- GD→グループディスカッション
上記の言葉は特に企業とのやり取りで利用することが多いです。普段は省略してしまいがちな言葉ですが、ビジネスメールでもそのまま使うことがないように注意するようにしましょう。
③お礼メールは翌日までに送る
ビジネスにおいて、お礼の気持ちを伝えるお礼メールは、「なるべく早く」送ることが鉄則です。インターンシップのお礼メールも同様に、迅速な行動が大切になってきます。インターンシップが終了した日の夜のうちに送信できれば問題ありません。遅くても、翌日中にはメールを送信するようにしましょう。
通常の職場では、出勤してきてまず最初に行うことはメールのチェックです。採用担当者が出勤後、すぐに目にしてもらえれば、メールを送った効果は抜群だと言えます。
④お礼メールが遅れた場合は一言添える
お礼メールの送信が翌日に間に合わず、遅くなってしまった場合は謝意を表すようにしましょう。
こうした対処は、礼儀正しい印象を与えるだけではなく、お礼メールが遅くなったピンチをチャンスに変えることもできます。しかし、一番やってはいけないこともあります。それは言い訳がましい書き方と、メールを出さないという行為です。
形式的な者であっても、きちんとお礼を行なったことに意味があります。遅くなればなるほどメールが送りにくくなりますし、あまりにも日が経ってくると、「いっそのことお礼のメールを出さない方が良いかもしれない」と考えてしまいます。
事前にお礼メールの内容を考えたり、署名のテンプレートを用意しておくことでスムーズにメールを送信することができます。
⑤送り先に間違いがないか確認する
ビジネスメールを送る場合、必ず確認していただきたいのが送り先です。自分ではA社にメールを返信しているつもりでも、実はB社宛のメールを作成していた。なんてこともあるかもしれません。
焦ってメールを作成して、あまりよく確認せずに送信してしまい別の企業に送ってしまったなどとなれば印象は悪くなりますし、企業に対しても大変失礼です。
送信前に再度、アドレスがあっているか企業名があっているのかきちんと確認することが大切です。
お礼メールに企業から返信があった場合の対応
お礼メールを無事に送信後、企業から返信が来る場合があります。ビジネスメールの基本は「1往復半」と言われていますので、企業側から、返信をいただいた場合は、感謝の気持ちを込めて再度簡潔な文章で再返信するようにしましょう。
内容ですが、お礼メールへの返信に対する感謝の気持ちを表す文章を書くようにします。インターンシップのお礼を再度書く必要はありませんので注意しましょう。ただし、企業から返信されたメールに「返信不要」と記載されていることもあります。
この場合は、「返信不要」と記載されていますので、再度こちらからメールを返信する必要はありません。
就活でメールのやり取りを円滑に行うために
インターンシップのお礼メールに限らず、就活を行っていると複数の企業と同時にメールのやり取りを行うことも珍しくありません。メールのやり取りに慣れていない人は、A社に送るべき内容をB社に送ってしまった。などミスをしてしまう可能性もあります。
そこでメールを正しく管理し、情報も適切に管理するためにこのようなことに注意するようにしましょう。
①過去のメールのやり取りは削除しないでとっておく
メールは読んだらゴミ箱に入れる人もいらっしゃるかもしれませんが、過去のメールを削除してしまうと、以前どのようなやり取りを行ったことがあるのか把握するのが難しくなります。
そのため、少なくとも就職活動が終了するまでは企業とのやり取りは全て残すようにしましょう。
②企業ごとにフォルダを作成する
複数の企業とメールのやり取りを行う場合、同じフォルダに全てのメールが格納されると混乱してしまう原因となります。各企業ごとにフォルダを作り、そこにやり取りしたメールを格納することで、情報を綺麗に整理することができます。
自分自身で、フォルダに移動させることもできますが、あらかじめメールアドレスを設定することがパソコンが自動でフォルダを振り分けてくれる機能もありますので事前にセッティングをするようにしましょう。
昨今、就職活動は大学3年生の夏から始まり、長期的に行う学生が増加しています。就活の期間が長ければ長いほど企業とのやり取りは増えますし、送受信するメールの数も多くなります。
提出しなければならない書類を送り忘れていた。などがないように、こまめにメールを整理することが大切です。
【まとめ】インターンシップ終了後は丁寧なお礼のメールを速やかに送る
今回は、インターンシップに参加した企業へ送るお礼メールの書き方、例文、お礼メールを送る意味などを解説しました。
たった一通のメールですが、お世話になった企業に対して感謝を伝えることは社会人として当たり前です。お礼メールを送るのは、選考が優位に進むためにという考えもあるかもしれませんが、お礼をすることは社会人として働く上でとても大切なことですのでよく覚えておきましょう。