就活でエントリーシートや履歴書を企業に郵送する場合、必要となるのが送付状です。この記事では、就活生には、あまり聞き馴染みのない送付状の意味や書き方、注意点について詳しく解説していきます。
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送付状（添え状）とは？
就活で必要な履歴書やエントリーシートを企業へ郵送する場合に必要となる、送付状。履歴書を郵送する場合は、送付状を同封するのがマナーです。送付状とは、同封している書類の内容を記載した書面のことを指しており、送付状の他にも「添え状」や「カバーレター」とも呼ばれています。
「わざわざ作成するのは面倒だし、そのまま履歴書を封筒に入れるだけではいけないの？」と思う方もいるかもしれませんが、送付状を同封する理由はこちらです。
- 挨拶状としての役割があるため
- 同封した書類の内容を伝える
- 補足説明をするため
送付状を同封していたか否かが直接選考に影響を及ぼすわけではありません。しかし、書面を郵送する場合、送付状も同封することは社会人としてのマナーです。就活を機に1人で作成ができるようになりましょう。
送付状の書き方
送付状に記載するべき事項がこちらです。一つずつ詳しく見ていきましょう。
- 日付
- 宛名
- 自分の連絡先・氏名
- タイトル
- 本文
- 簡単な自己PR
- 同封書類の一覧
①日付
送付状に限らず、ビジネスで使う書面を作成する場合、日付は必ず右上に記載します。日付のない送付状はいつ書類が送られたものなのかわからずトラブルの原因となる可能性があります。忘れずに記載を行いましょう。
②宛名
日付の段から一段下げて、左上に企業の宛名を書きます。この時、企業名は省略せずに書くようにしましょう。株式会社を（株）として略することも失礼になりますので注意してください。
採用担当者や正式な部署は、行を変えて採用担当者の名前を記し「様」をつけます。企業名や部署のみの場合は「御中」です。
③自分の連絡先・氏名
日付の下の方に、自分の連絡先を記載します。郵便番号、住所、電話番号、氏名の順番で書くのが望ましいです。省略して「〇〇市」から書き始めるのではなく、県名から書きましょう。電話番号は携帯電話の番号でも問題ありませんので、連絡の取りやすい番号を記入します。
④タイトル
中央揃えで用件を記載します。企業へ履歴書やエントリーシートを送付する場合は、「応募の件について」や「応募書類の送付につきまして」と書くことが一般的です。
⑤本文
「拝啓 時下、貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます」のような挨拶文から始まるのが本文です。目上の方に対しては、前略は使わないのが一般的ですので注意してください。
挨拶文を記載したのち、「何の目的で」「どんな書類を送るか」を簡潔に記載しましょう。
⑥簡単な自己PR
送付状、添え状にも応募に至る経緯を簡単に記載すると良いでしょう。これまでの経験や培ったスキルを応募先の企業の事業内容、仕事内容と関連づけるとなお好印象を与えることができます。ダラダラと書くのではなく、3〜4行でまとめるのがポイントです。
⑦同封書類の一覧
本文から一行空けて、中央揃えで「記」と記載。その下に同封している書類の内容と枚数を箇条書きで以下のように書き出します。
- 履歴書 一部
- 職務経歴書 一部（全二枚）
「記」と記載した場合、最後は「以上」で結びます。「以上」は、これより下には何も書かれていないことを意味しています。
送付状を書く際の注意点
送付状に記載しなければいけない内容について、解説しましたが送付状には他にも注意していただきたい点があります。それがこちらです。
サイズはA4で一枚以内に収める
送付状はA4サイズの用紙一枚が基本です。「なるべく丁寧な言葉を使いたい」「自己PRと志望動機を送付状にも記載したい」と思い、長々と送付状を書くことはマナー違反と言えます。また、送付状の本来の目的とずれているのでそのような行為は控えましょう。
送付状で使う用紙のサイズはA4。ビジネス文書は手書きではなく、パソコンを使って作成した方が良いでしょう。Wordを利用すれば、簡単に送付状を作成することができます。
パソコンを使って送付状を作成する時に気をつけたいのが、フォントです。ビジネス文書ですので、丸みのある書体や派手な色ではなく明朝体やゴシック体などを使うようにしましょう。
定型文を利用した送付状は避ける
就活生の中には、文章を書くのが苦手な方もいるかもしれません。そのような場合、救世主となるのがインターネットです。「就活 送付状」などと検索すると、就活でおすすめの送付状の書き方がたくさん表示されます。
それらを引用して送付状を作成したい気持ちはわかりますが、まるっと引用するのではなく自分なりのアレンジを行って記載をするのがオススメです。採用担当者は、これまで多くの送付状を見てきていますので定型文をそのまま引用した送付状を添えてしまうと良い印象を持ってもらえない可能性があります。
提出する時期に合わせた挨拶に変更するなど、相手に失礼のないように心がけましょう。
送付状は応募書類の一番上に
作成した送付状は、応募書類の一番上に重ねるようにします。送付状は挨拶文としての役割がありますし、どのような書類がどれだけ入っているかも記載しています。そのため、最初に目を通してもらわなければ意味がありません。
- 送付状
- 履歴書
- 職務経歴書
上記のような順番となるように重ねて提出をしましょう。書類が裏表になっていないか、逆さまになっていないかなど「大丈夫だろう」と思わずに必ず確認することが大切です。
テンプレートを作成して作業効率を上げる
就活生によっては、複数の企業に応募書類を郵送するかもしれません。その場合は、送付状のテンプレートを作成することがおすすめです。送付状に記載する自分の連絡先や挨拶文は毎回使うものなので、テンプレートを作成すると、作業効率も上がりますしミスを防ぐことができます。
しかし、テンプレートを作成する際に気をつけていただきたいのが宛名の部分です。宛名は企業ごとに変更しなければいけませんが、万が一間違えて郵送を行ってしまうと同じ企業に二通応募書類が届いてしまうことも考えられます。
そのためテンプレートを作成する場合は、宛名を何度も確認しミスのないようにしましょう。
履歴書を持参する場合は送付状は不要
ここまで送付状の書き方について、解説してきました。しかし、履歴書を企業へ持参する、面接官へ直接手渡しするのであれば送付状を添付する必要はありません。
直接履歴書を手渡す場合は、「履歴書をお持ちしました。よろしくお願い致します」など、口頭で中身の概要を説明するようにしましょう。
送付状を入れて全ての書類を確認してから投函を
送付状の作成が完了したら、送付状に記載した内容と同封する書類に間違いがないか確認を行いましょう。送付状、エントリーシート、履歴書などは、全てクリアファイルに入れることで綺麗な状態で担当者の元へ届けることができます。
就活で初めて送付状の存在を知った方もいらっしゃるかもしれませんが、送付状は社会人として必要となるマナーです。これを機に、失礼のない送付状を作成できるようになりましょう。