就活を行っていると履歴書を持参したり、郵送する場面があると思いますが、そこで必要なのが封筒です。
この記事では、必ず知っておきたい封筒の宛名の書き方について説明しています。縦書きと横書きの違いも合わせて解説していますので、ぜひご覧ください。
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宛名は縦書きでも横書きでも問題なし
封筒の宛名を書く場合、多くの方が迷うのが縦書きか横書きかということではないでしょうか。一般的には、フォーマルな場面では縦書きで記載することがマネーだと言われています。しかし、実際は正しい宛名の書き方を行なっていれば縦書きでも横書きでも問題はありません。
就活で封筒に宛名を記載する場合は、正しい書き方を行うことはもちろんですが綺麗な読みやすい文字を書くように心がけることが大切です。
横書きの宛名が適している場合も
封筒の宛名は縦書きでも横書きでも問題ないとお話ししましたが、以下のような場合は横書きが適しています。
- 送付先の会社名や住所にアルファベットが使われているとき
- 企業から支給された封筒が洋封筒だったとき
送付先の会社名や住所にアルファベットが使われているにも関わらず、縦書きで宛名を記載すると不自然ですし、非常に読みずらくなってしまいます。そのため、宛名に記載する情報にアルファベット表記がある場合は、横書きにした方が良いでしょう。
また、企業から支給された封筒が洋封筒だった場合も横書きが適していると言えます。履歴書を郵送する際の封筒は自身で準備をしなければいけませんが、まれに企業から送付用の封筒が支給されることがあります。
洋封筒は、横に長い封筒ですので物理的に縦書きで宛名を書くことが難しいため横書きで宛名を記載しましょう。
履歴書や応募書類を入れる封筒のサイズは？
一生懸命作成した履歴書や応募書類は、なるべく折らずに郵送する方が良いでしょう。折らずに郵送する封筒のサイズはA4サイズ(297×210mm)が入る、角2サイズ(332×240mm)を選ぶようにしましょう。また、封筒にはさまざまな色がありますが白い封筒を利用した方が丁寧な印象を与えることができます。
書類はそのまま封筒に入れるのではなく、クリアファイルに挟んで封筒に入れることでより綺麗な状態で採用担当者の元へ届けることができます。
自作の履歴書を送る場合は封筒のサイズを確認
市販されている履歴書を使用する場合は、綺麗に2つ折りされているのでそのまま利用できます。もし、自分で作成した履歴書を送る場合は、履歴書が2つ折り以上にならないような封筒を準備するようにしましょう。余分な折り目がつくと履歴書が読みにくくなりますので、ご注意ください。
宛名を書くときのポイント
縦書き・横書き問わずに宛名を記載する際に気をつけていただきたいポイントがこちらです。
- 黒い油性ペンや油性ボールペンを使う
- 宛名を書く前に封筒の向きを確認
- 誤字脱字、記入漏れがないか確認
- 個人宛に郵送する場合は「〇〇様」と記載
- 企業や部署宛に郵送する場合は「〇〇御中」と記載
- 住所や社名、部署名は省略せずに必ず正式名称を記載する
企業から支給された「〇〇行」と印刷されている封筒を利用する場合は、「行」の部分を二重線で綺麗に消し、横に「御中」と書くことを忘れないようにしましょう。そして、人事担当者が履歴書が入っている応募書類であることが一目でわかるように、封筒の左下に赤字で「履歴書在中」と書きます。
数字の表記に要注意
住所に使われる数字は縦書きであれば「一、二、三」といった漢数字、横書きの場合は「1、2、3」の算用数字を用いるようにしましょう。ただし、会社名や固有名詞に数字が含まれている場合は、縦書き、横書きに関わらず表記通りに記載しましょう。
住所は改行でバランスよく見せる
宛先の住所が1行で収まりそうにもないにも関わらず、無理に1行で収めようとすると変に文字が小さくなったり見た目のバランスが非常に悪くなることがあります。その場合は、「◯丁目」など区切りが良いところで改行を行うとバランスがよくなります。
会社名は正しく書く
封筒に記載する宛名で1番間違えてはいけないのは会社名です。一般的によく知られている社名はローマ字表記でも、正式な会社名はカタカナ表記という場合も珍しくありません。会社名を間違えることは社会人として非常に失礼なことであるので、きちんと確認するようにしましょう。
また、株式会社を（株）、有限会社を（有）と会社形態に関する表記を省略して書くこともマナー違反となります。「株式会社〇〇」なのか、「〇〇株式会社」なのか、表記が会社名の前と後ろのどちらの位置に付くのかも間違えないように注意しましょう。
書き損じた場合は新しい封筒を用意する
宛名を書き間違えてしまった場合は、修正ペンや修正テープを利用せずにすぐに新しい封筒を用意しましょう。例え1文字間違えた場合でも、そのまま郵送する行為は厳禁です。書き間違えの他にも、インクが滲んだ場合や、封筒が汚れてしまった場合も新しい封筒を利用する方が良いでしょう。
予備の封筒を多めに用意しておくと、わざわざ買いに行く手間が省けますので数に余裕を持って準備を行いましょう。
封筒を郵送する場合いくらかかる？
角2サイズの封筒は定形外郵便として扱われます。料金不足で書類が郵送されなかったなんてことを防ぎために、直接郵便局に足を運び、郵便物の重さを量って郵送する方法が良いでしょう。郵送料の目安としては、角2の封筒に「送付状・履歴書・職務経歴書2枚・クリアファイル」を入れた場合、100g以内となり140円になることが多いようです。
自宅で郵便物の重さを測り、料金を調べ自身が持っている切手を貼って投函する方法でも良いですが、少額切手を大量に貼る行為はマナー違反となりますので行わないようにしましょう。複数の企業に郵送する場合は、書類の重さを確認し同じ料金の切手を購入しておくとすぐに郵送することができます。
履歴書を持参する場合でも封筒は必要
履歴書を郵送する場合、封筒が必要となりますが「面接会場に持参する場合は封筒は必要ないのではないか」と思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし、持参する場合でももちろん封筒は必要なのです。
封筒は、書類がシワになったり、汚れたりするのを防ぐ役割があります。履歴書をクリアファイルに挟んだうえで封筒に入れて持参するようにしましょう。雨が降っている場合は、ビニールなどを使って封筒が濡れないようにしっかり対策を取ることも必要です。
履歴書を持参する場合の封筒の書き方
手渡しで封筒を渡す場合は、宛先を記入する必要はありません。部署名などについても、記載を省略することができます。しかし、以下の事項は郵送を同じように記載をする必要があります。
- 左下に「履歴書在中」と書き文字の周りを長方形で囲む
- 封筒の裏面に自分の住所と氏名を記載する
持参する場合も、封筒のサイズは角2。封筒の色は白色を選ぶようにしましょう。
宛名も丁寧な字を心がける
就活の命運を左右する履歴書は丁寧な字を書くように注意する方は多いと思いますが、実は採用担当者が一番最初に目にするのは封筒なのです。読みやすく丁寧に書かれた封筒を見ると、きっと好印象を持たれるはずです。
いきなり封筒に宛名を書くのが心配という方は、封筒と同じサイズの紙を用意し練習をしてみるのも良いと思います。縦書きでも横書きでも、宛名は丁寧に書くことを心がけて就活に励みましょう。